Elektronische facturatie is nu verplicht in B2G (tussen bedrijven en de overheid) en zal binnenkort ook verplicht worden in B2B (tussen bedrijven).
Dit artikel legt op een eenvoudige maar volledige manier uit wat elektronische facturatie is en wat de voordelen zijn om nu al elektronische facturatie te gebruiken.
Wat is het verschil tussen een papieren, digitale en elektronische factuur?
- Een papieren factuur: dit is een factuur die aan de klant wordt verzonden in papieren formaat.
- Een digitale factuur: dit is een factuur die digitaal aan de klant wordt verzonden, bijvoorbeeld: verzending van een PDF per e-mail, downloadruimte voor facturen...
De papieren factuur en de digitale factuur verschillen alleen in hun manier van verzending en opslag, maar zijn uiteindelijk zogenaamde klassieke facturen.
Het probleem met deze twee soorten facturen is dat ze moeilijk door een machine kunnen worden verwerkt en de verwerking van de gegevens van deze facturen in commercieel beheer en boekhouding vereist handmatige invoer die veel tijd kost en fouten kan genereren.
Elektronische facturatie is geïntroduceerd om een factuur veilig (het equivalent van een aangetekende zending) naar de klant te verzenden in een formaat dat betrouwbaar door een computer kan worden gelezen om de verzending, verwerking en automatisering van facturen te vereenvoudigen.
Een elektronische factuur onderscheidt zich dus van een digitale factuur doordat deze veilig wordt verzonden (Peppol-netwerk) en 100% foutloos door een computer kan worden begrepen (UBL, XML-formaat).
Wat is het verschil tussen het formaat van een elektronische factuur (XML / UBL) en digitale (PDF)?
Het PDF-formaat maakt het mogelijk om gegevens weer te geven en af te drukken, in dit geval een papieren factuur, maar stelt computersoftware niet in staat om de betekenis van de gegevens te begrijpen. Een computer kan niet begrijpen dat een gegeven een BTW-nummer, een totaal excl. BTW of een totaal incl. BTW vertegenwoordigt bijvoorbeeld.
Het XML-formaat lost dit probleem op omdat het de gegevens in het bestand kan structureren door er een definitie aan toe te voegen, waardoor software de gegevens van de XML-factuur zonder enige benadering kan begrijpen en interpreteren.
Het Peppol 3 BIS, UBL, E-FFF... formaat zijn XML-bestandsextensies die een formaat en regels definiëren zodat de gegevens correct in het XML-bestand worden gestructureerd.
Kleine samenvatting van het verschil tussen een digitale en elektronische factuur
Een digitale factuur is een factuur in PDF-formaat die gegevens bevat die bedoeld zijn om te worden bekeken of afgedrukt.
Een elektronische factuur is een factuur in XML-formaat die gestructureerde gegevens bevat die bedoeld zijn om automatisch door een computerprogramma te worden verwerkt.
Waarom een elektronische factuur verzenden via het Peppol-netwerk in plaats van een digitale factuur per e-mail?
We gaan niet ingaan op de technische details van het Peppol-netwerk maar leggen u liever de voordelen ervan op een begrijpelijke manier uit.
U moet het Peppol-netwerk zien als een manier om elektronische facturen veilig, betrouwbaar en met ontvangstbevestiging te verzenden.
Het is een beetje het elektronische equivalent van een aangetekende zending met ontvangstbevestiging van een papieren factuur.
De voordelen van het Peppol-netwerk ten opzichte van verzending per e-mail zijn de volgende:
- De afzender en de ontvanger worden geïdentificeerd op het netwerk om de verzending te beveiligen.
- De gegevens die via het Peppol-netwerk worden verzonden zijn versleuteld.
- Elke verzending en ontvangst van documenten wordt getraceerd.
- U krijgt een ontvangstbevestiging die u met zekerheid garandeert dat uw factuur is verzonden en door uw klant is ontvangen.
Met verzending via het Peppol-netwerk zijn e-mails die in spam terechtkomen, klanten die zeggen de factuur niet te hebben ontvangen om de betalingstermijnen te verlengen... verleden tijd.
Hoe kan elektronische facturatie het commercieel beheer en de boekhouding van mijn bedrijf verbeteren?
Voor commercieel beheer is het simpel: u hoeft geen tijd meer te verliezen met het zoeken en scannen van uw papieren facturen, inloggen op een tiental facturatieportalen van uw leveranciers, uw e-mails doorzoeken om digitale facturen te vinden, een OCR gebruiken...: u ontvangt uw leveranciersfacturen rechtstreeks in uw favoriete commerciële beheersoftware (Flexina natuurlijk ;-) en de gegevens worden automatisch gecodeerd.
Gedaan met de stress om de bijlagen te vinden die u naar uw boekhouder moet sturen vóór de BTW-aangifte, alles is klaar om met één klik te worden verzonden.
Voor de boekhouding zal elektronische facturatie ook het werk van het coderen van verkoop- en aankoopfacturen vereenvoudigen, uw boekhoudsoftware zal de elektronische facturen analyseren en het invoeren van uw boekhouding vergemakkelijken door de fouten gerelateerd aan het coderen sterk te verminderen.
Waarom vandaag al overstappen op elektronische facturatie?
Als u een leverancier bent van de Belgische en Luxemburgse overheden, is het meer dan aanbevolen omdat het verplicht is om B2G-facturen elektronisch via het Peppol-netwerk te verzenden.
In B2B is het nog niet verplicht, maar het aantal bedrijven dat overstapt op elektronische facturatie neemt elke dag exponentieel toe om al volledig te profiteren van de belangrijkste voordelen van elektronische facturatie.
De elektronische facturatiemodule van de online facturatiesoftware Flexina is al beschikbaar in België en Luxemburg en stelt u in staat om UBL-facturen via het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen en uw facturen in UBL-formaat (peppol en ubl.be) met één klik naar uw boekhouder te verzenden.
