Wat zijn de Verplichte Vermeldingen op een Factuur?

Bij het opstellen van een factuur moet deze absoluut verplichte vermeldingen bevatten. Bovendien wordt het facturatieproces zeer strikt geregeld door de fiscale en commerciële wetgeving. Het uitgeven van niet-conforme facturen stelt de uitgever bloot aan verschillende sancties zoals een boete, een bekeuring, een annulering van verkoop, enz. Maar concreet, wat is een factuur? Wat zijn de verplichte vermeldingen op een factuur? Waarom is dit zo belangrijk? Hoe lang moet deze bewaard worden? We leggen alles uit in dit artikel. Volg de gids en veel leesplezier!

Wat is een factuur?

Het is een document dat een koophandeling of een verkoop bewijst. Inderdaad, het is een onmisbaar element wanneer men een dienst of een product aan een klant wil leveren. De factuur identificeert altijd twee partijen:

de crediteur (het bedrijf);
de debiteur (de klant);

Na de verzending van de factuur verbindt de debiteur zich ertoe het aangegeven bedrag te betalen voor het einde van de vervaldatum. We onderscheiden 2 types facturen:

De pro forma factuur: deze wordt opgesteld bij de aankoop;
De definitieve factuur: deze wordt opgesteld bij de levering van een product of na de dienstverlening.

In het algemeen moeten facturen door beide partijen bewaard worden voor een duur van 10 jaar (dit hangt af van de aard van het product of de dienst).

De verplichte vermeldingen op facturen

Het is imperatief om op uw facturen de volgende verplichte vermeldingen aan te geven:

de identiteit van de professional en de klant;
type factuur (Factuur, Creditnota, Voorschot);
de datum van de factuur;
het nummer van de factuur;
intracommunautair BTW-nummer van het bedrijf;
identificatie en maatschappelijke naam van het bedrijf;
postcode, stad en land van het bedrijf;
de datum van de verkoop of de dienstverlening;
het toepasselijke BTW-tarief;
verschillende vermeldingen als de belasting niet wordt toegepast: voorbeeld, 'autoliquidatie';
het bedrag van de BTW en van de factuur;
de betalingsvoorwaarden en de betalingstermijnen;
alle informatie betreffende de verkoop van producten of geleverde diensten (hoeveelheid, precieze benaming…);
het totale te betalen bedrag (excl. BTW en incl. BTW);
de boetetarieven bij betalingsachterstand;
de kortingsvoorwaarden bij vervroegde betaling, enz.;
het nummer van de bestelling of levering, als de factuur werd aangemaakt door een van deze documenten;
…

Naast deze verplichtingen en afhankelijk van of uw klant een natuurlijke persoon of rechtspersoon is, moet u ook de volgende velden aangeven:

Rechtspersonen:

Maatschappelijke naam van de klant
Adres, Postcode, Stad en Land van de klant
Intracommunautair BTW-nummer van de klant

Natuurlijke Personen:

Naam van de klant
Postcode van de klant

Nummering van facturen | De regels

Elke factuur uitgegeven door een professional moet een nummer hebben. Let op, dit mag niet willekeurig worden bepaald. Het moet uniek zijn, gebaseerd op een chronologische volgorde, continu en zonder onderbreking. Uiteraard, als een factuur meerdere pagina's heeft, moet het nummer op elk ervan worden aangegeven. U zult het begrepen hebben: een online facturatiesoftware is onmisbaar.

Het belang van het creëren van facturen conform de wetgeving

Een bedrijf moet facturen creëren conform de wetgeving om verschillende redenen:

het is een commercieel document: het detailleert de verkoopvoorwaarden, de betalingsmodaliteiten of onderhandeling;
het is een juridisch document: het wordt geregeld door het handelsrecht;
het is een fiscaal document: de factuur wordt geregeld door het belastingwetboek. Voor de verkoper is het de basis voor de inning van de BTW;
het is een operationeel document: de factuur maakt de link mogelijk tussen de boekhouding en het commercieel beheer.

Fiscale sancties

Weet ook dat een bedrijf veroordeeld kan worden tot een fiscale boete van 50 € per ontbrekende of onjuiste vermelding, die kan oplopen tot 500 € voor een eerste overtreding en tot 5000 € bij recidive, en dit voor elk van de facturen.

Hoe lang een factuur bewaren

Eerder hebben we het feit aangehaald dat de uitgever van de factuur en de klant de factuur moeten bewaren voor een duur van 10 jaar. Hiervoor kunnen zij de facturen afdrukken in papierformaat of digitaliseren in PDF-formaat. Dit type document moet echter absoluut van een tijdstempel voorzien worden om de datum van de operaties te bewaren, maar ook voorzien zijn van een beveiligingsapparaat.

Het niet respecteren van de facturatieregels kan zware gevolgen hebben. Daarom is het imperatief om de verplichte vermeldingen op een factuur te respecteren. Gelukkig luisteren we altijd naar onze klanten om zo goed mogelijk aan hun behoeften te voldoen. U kunt ook komen onze online facturatiesoftware 15 dagen testen. Het is volledig gratis en zonder verplichting. Het zal u tijd doen besparen en uw facturen met ijzeren hand laten beheren. Uiteraard, als u vragen heeft, aarzel niet om contact met ons op te nemen. We zullen u zo spoedig mogelijk antwoorden.