3.1 Verantwoordelijkheden van de aanvrager

De aanvrager is als enige verantwoordelijk voor:

• •Het waarborgen van de wettelijkheid en relevantie van het gebruik van de elektronische handtekening in het kader van zijn relatie met de ondertekenaar.
• •Het verkrijgen van de toestemming van de ondertekenaar voor het gebruik van de elektronische handtekening.
• •Het verifiëren van de identiteit van de ondertekenaar.
• •Het bewaren van de ondertekende documenten en bijbehorende bewijzen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
• •Het raadplegen van zijn eigen juridische adviseurs om de geldigheid en relevantie van het gebruik van de elektronische handtekening in zijn specifieke context te beoordelen.

3.2 Verantwoordelijkheden van de ondertekenaar

De ondertekenaar is verantwoordelijk voor:

• •Het waarborgen dat hij de bevoegdheid en wettelijke bekwaamheid heeft om het document elektronisch te ondertekenen.
• •Het verstrekken van correcte informatie tijdens het ondertekeningsproces.
• •Het begrijpen van de juridische implicaties van zijn elektronische handtekening.

4.1 Verzamelde gegevens en ondertekeningsproces

In het kader van het ondertekeningsproces worden de volgende informatie verzameld en verwerkt:

• Ondertekeningsverzoek:

  • -Unieke identificatie van het verzoek
  • -Identificatie van het document in Flexina
  • -Gebruiker die de handtekening heeft aangevraagd
  • -Datum en tijd van het verzoek
  • -Naam en e-mailadres van de ondertekenaar

• Ondertekeningsinterface:

  • -De ondertekenaar ontvangt een e-mail met een unieke identificatie om toegang te krijgen tot de ondertekeningsinterface
  • -De ondertekenaar kan elke pagina van het document bekijken en downloaden voordat hij ondertekent
  • -Ondertekeningsopties: tekenen van de handtekening, uploaden van een afbeelding van de handtekening, of invoeren van de naam
  • -Optie om geolocatie te delen (optioneel)
  • -Verplichte acceptatie van de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid van Flexina

• Ondertekeningsproces:

  • -Handtekening
  • -Geolocatie (indien verstrekt door de ondertekenaar)
  • -IP-adres van de Flexina-server en van de ondertekenaar

• Opbouw van het ondertekende document:

  • -Integratie van de handtekeninggegevens in het document
  • -Aanmaak van een handtekeningaudit met de aanvraaggegevens, de gegevens van het aanvragende bedrijf en de handtekeninggegevens

4.2 Bewaring en overdracht van gegevens

• •Het ondertekende document en de handtekeningaudit worden per e-mail naar beide partijen (aanvrager en ondertekenaar) verzonden
• •De e-mail wordt verzonden vanaf signature@myflexina.com met het S/MIME-protocol, DMARC, DKIM en SPF om authenticiteit en integriteit te garanderen
• •Flexina bewaart geen enkel spoor van de handtekening na het verzenden van de e-mails
• •Alleen een status "ondertekend" met de ondertekeningsdatum wordt bewaard in de Flexina software

4.3 Verantwoordelijkheid voor bewaring

De ondertekenaar en de aanvrager zijn als enige verantwoordelijk voor het bewaren van de e-mail met het ondertekende document en het auditspoor. Zonder deze e-mail kan het bewijs van de handtekening via Flexina Handtekening niet worden geleverd.

7.1 eIDAS-conformiteit voor eenvoudige handtekeningen

De elektronische handtekening geleverd door Flexina Handtekening voldoet aan de eIDAS-verordening (electronic IDentification, Authentication and trust Services) alleen voor eenvoudige elektronische handtekeningen. Het is belangrijk om de verschillende soorten elektronische handtekeningen volgens eIDAS te begrijpen:

7.2 Rol van Flexina in het kader van eenvoudige handtekeningen

Het doel van Flexina Handtekening is om te helpen bij het creëren en beheren van bewijs geassocieerd met eenvoudige elektronische handtekeningen. Specifiek:

• •Flexina Handtekening vergemakkelijkt het proces van eenvoudige elektronische handtekening door een gebruiksvriendelijke en veilige interface te bieden.
• •De dienst helpt bij het verzamelen en organiseren van bewijselementen gerelateerd aan de handtekening, zoals tijdstempel, IP-adres en geolocatie (indien verstrekt door de ondertekenaar).
• •Flexina Handtekening is niet ontworpen om geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekeningen te leveren in de zin van de eIDAS-verordening.
• •De dienst is voornamelijk bedoeld om tijd te besparen in het ondertekeningsproces, door de traditionele workflow van afdrukken, handmatig ondertekenen en scannen van documenten te vervangen.

7.3 Juridische waarde en beperkingen

In de context van eIDAS:

• •Een eenvoudige elektronische handtekening heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening, maar de bewijskracht kan variëren afhankelijk van de omstandigheden en rechtsgebieden.
• •De handtekening geleverd door Flexina Handtekening heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening op een document dat per e-mail is verzonden, afgedrukt, ondertekend, gescand en teruggestuurd.
• •Het is de verantwoordelijkheid van gebruikers om ervoor te zorgen dat dit type handtekening geschikt en voldoende is voor hun specifieke behoeften.
• •Voor bepaalde soorten documenten of transacties kan een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening wettelijk vereist zijn. In deze gevallen zou Flexina Handtekening niet geschikt zijn.