Als een bedrijf dat geregistreerd en gedomicilieerd is in België, een factuur wil opstellen voor een klant uit het buitenland, kan het deze uiteraard opstellen in een buitenlandse munt. Er gelden echter bepaalde verplichtingen voor deze facturen bestemd voor de Europese Unie of internationaal, met name betreffende de valuta, de omrekeningskoers of de toepassing van BTW volgens het bestemmingsland.

Een factuur opstellen voor een buitenlandse leverancier

Een buitenlandse munt aangeven

De voorwaarden voor het plaatsen van een andere munt dan de Euro, zoals de Dollar of het Pond Sterling, op een factuur bestemd voor het buitenland moeten strikt nageleefd worden. Zo kan, indien dit nodig is voor uw bedrijf, een andere valuta aangegeven worden, op voorwaarde dat:

• de valuta converteerbaar is naar euro's, men spreekt van een "muteerbare" valuta;
• de valuta voldoet aan de iso4217 norm en dus 3 letters bevat (zoals EUR of CHF), dit bewijst dat ze internationaal erkend is.

Opstellen in een andere taal

Het is mogelijk dat uw bedrijf een factuur naar het buitenland stuurt, hetzij in de taal van het land waar uw klant zich bevindt, hetzij in het Engels als internationale taal. U zult er echter een kopie van moeten maken in het Frans door een beroep te doen op de diensten van een gecertificeerde vertaler, zodat alles conform is bij een controle door de Belgische fiscale administratie.

Een commerciële operatie in een buitenlandse munt beheren

Of het nu gaat om een commercieel contract voor lange duur of een eenmalige verkoop van producten of diensten aan een buitenlandse klant, de commerciële operaties zullen ongetwijfeld leiden tot het opstellen van een factuur in een andere valuta dan de euro. In dat geval moet de factuur bestemd voor het buitenland deze twee regels volgen:

• de factuur moet de wisselkoers in euro's aangeven die tussen u en de klant onderhandeld is, die zal dienen als paritaire referentie tussen de twee bedrijven. Beide partijen komen zo een koers overeen waarbij elk verlies vermijdt;
• de factuur bestemd voor het buitenland zal binnen uw facturatiesoftware geboekt worden, door het bedrag in euro's aan te geven. De omrekeningskoers kan al dan niet die volgen die tijdens de commerciële operatie gebruikt werd.

Welke datum kiezen voor de omrekeningskoers?

Om de omrekeningskoers te kiezen die toegepast moet worden op uw factuur bestemd voor het buitenland en nauwgezet geboekt moet worden, kunt u kiezen tussen 2 data, en dus 2 meer of minder voordelige koersen voor u:

• de dag van de omrekeningskoers van de Douane op de voorlaatste woensdag van elke maand;
• de dag waarop uw bedrijf alle geïnde BTW aan de bijdragen moet storten, de BTW-opeisbaarheidsdata.

BTW correct toepassen bij verkoop van dienstverlening aan het buitenland

Voor uw facturen bestemd voor het buitenland zullen de regels veranderen naargelang het bedrijf of de particulier bestemmeling zich binnen de Europese Unie bevindt of niet. Zo zult u, na duidelijk uw positie in deze commerciële operatie te hebben gedefinieerd (dienstverlener of afnemer), het land en de status van uw klant (vorm en grootte van bedrijf) en tenslotte de aard van de diensten, in staat zijn om de juiste regels voor het opstellen van facturen te vinden.

BTW voor een klant buiten de Europese Unie en/of niet-belastingplichtige

In het geval dat uw bedrijf een factuur naar het buitenland buiten de Europese Unie zou moeten maken of naar bestemmingen die niet belastingplichtig zijn (zelfstandigen of particulieren), moet de in België toepasselijke BTW geïntegreerd worden in het netto te betalen bedrag. In dit geval komt het BTW-tarief immers overeen met dat van het land waar de dienst uitgevoerd werd. Het zal u daarom nutteloos zijn om een aangifte bij de douanedienst te doen.

Bij wijze van voorbeeld: een Belgisch belastingplichtig bedrijf dat zijn marketingadviesdiensten zou leveren aan een niet-BTW-plichtig bedrijf gevestigd in Duitsland, moet de kosten van zijn diensten factureren + de BTW tegen het tarief van het dienstverlenende land (hier België). De factuur zal daarom een netto te betalen bedrag van 1800 euro bevatten (waarvan 300 BTW), evenals de wettelijke vermelding die zijn intracommunautaire BTW-nummer aangeeft.

BTW tussen belastingplichtigen van de Europese Unie

Voor een verkoop van dienstverlening van uw kant, bestemd voor een belastingplichtig bedrijf gevestigd binnen de Europese Unie, zal de BTW toe te passen op uw factuur naar het buitenland nul zijn. Het te factureren bedrag zal dus exclusief belastingen aangegeven worden, onder de vorm van autoliquidatie. De afnemer (het buitenlandse bedrijf dat uw dienstverlening koopt) kan de BTW voldoen tegen het tarief van de fiscale administratie van zijn land.

De factuur verzonden naar het buitenland moet verplicht bevatten:

• Het intracommunautaire BTW-nummer van beide partijen;
• De wettelijke vermelding "autoliquidatie door de afnemer art 283-2 van het CGI" of meer zelden "Art.44 Richtlijn 2008/8".

We merken op dat voor zo'n factuur het onmisbaar is deze aan te geven via een Europese Dienstenaangifte op de website van de douane binnen de tien werkdagen van de volgende maand.

Opnieuw bij wijze van voorbeeld: een Belgisch bedrijf dat eveneens BTW-plichtig is, levert managementadviesdiensten aan een Italiaans bedrijf dat ook belastingplichtig is. Het Belgische bedrijf moet dus een factuur leveren met een netto te betalen bedrag van 1500 euro excl. BTW, waarbij zorgvuldig het intracommunautaire BTW-nummer van beide partijen aangegeven wordt, evenals de vermelding betreffende de autoliquidatie.

Opgelet, er bestaan afwijkingen betreffende lokaliseerbare diensten, zoals ter plaatse restauratie of diensten verbonden aan een gebouw zoals architectuur of conciërge. Zo is BTW er altijd van toepassing.

Daar gaan we! Nu u alle sleutels in handen heeft om facturen naar het buitenland op te stellen, kunt u voortaan uw prospectieveld uitbreiden!

Wacht niet langer en kom uw ervaringen en indrukken delen in de commentaren, we zullen u met plezier antwoorden. Vergeet niet om 15 dagen gratis te testen onze online facturatiesoftware. Als u vragen heeft of hulp nodig heeft, kunt u ook contact met ons opnemen.