Veel bedrijven evenals veel boekhouders hebben ons een probleem voorgelegd dat ze bij elke BTW-aangifte en bij elke afsluiting van rekeningen tegenkomen: het vinden van aankoopfacturen.
Dit probleem kost enorm veel tijd, veroorzaakt vertragingen bij BTW-terugbetalingen, creëert niet-toegestane uitgaven...: daarom heeft Flexina een snelle en gebruiksvriendelijke oplossing ontwikkeld.
Uw aankoopfacturen snel invoeren met behulp van kunstmatige intelligentie.
Het invoeren van aankoopfacturen met beheersoftware kost enorm veel tijd, daarom hebben we een oplossing ontwikkeld die OCR en kunstmatige intelligentie gebruikt om u in staat te stellen een aankoopfactuur te uploaden en in te voeren in minder dan 5 seconden.
De reconciliatie van bankafschriften
Het hoofdprobleem bij het beheer van aankoopfacturen is dat er een vertraging van meerdere maanden is tussen een aankoop en de volledige verwerking ervan in de boekhouding.
Als een aankoopfactuur ontbreekt: is het na meerdere maanden moeilijk om de factuur bij uw leverancier op te vragen of een ticket in uw auto terug te vinden...
We hebben daarom een systeem voor het afstemmen van aankopen opgezet waarmee u rechtstreeks in Flexina toegang heeft tot uw bankafschriften en voor elke transactie snel een of meer aankoopfacturen kunt koppelen.
We hebben dit systeem voor ons eigen gebruik getest voordat we het beschikbaar maakten voor onze gebruikers en hebben opgemerkt dat door het slechts 10 minuten per week te gebruiken, we aan het einde van het kwartaal 99% van de aankoopfacturen hebben gevonden en zonder enige moeite onze aankoopfacturen naar onze boekhoudafdeling hebben kunnen sturen.
Verstuur uw aankoopfacturen per e-mail naar Flexina
Tijdens onze analyse hebben we gemerkt dat 80% van de ontbrekende aankoopfacturen voornamelijk afkomstig zijn van brandstof- en/of restaurantbonnen evenals aankoopfacturen die per e-mail zijn ontvangen.
Om dit probleem op te lossen, hebben we een eenvoudig maar effectief systeem ontwikkeld: u beschikt nu over een e-mailadres speciaal voor aankopen op Flexina en u hoeft alleen maar een e-mail met uw aankoop-PDF's naar dit adres te sturen om ze in de Flexina software te importeren.
Dit systeem stelt u bijvoorbeeld in staat om:
- Uw bonnen rechtstreeks te scannen met een scan-app en ze gemakkelijk naar Flexina te sturen.
- Een scanner te gebruiken die documenten rechtstreeks per e-mail verstuurt.
- Al uw e-mails met aankoopfacturen door te sturen naar uw Flexina e-mailadres.
Aankoopfacturen met één klik naar uw boekhouder versturen.
Met deze nieuwe functionaliteit kunt u gemakkelijk al uw aankoopfacturen (PDF en binnenkort elektronisch) naar uw boekhoudafdeling sturen.
Ontvangst van elektronische aankoopfacturen
In België en Luxemburg stelt Flexina u al in staat om u in te schrijven op het Peppol-netwerk om uw elektronische facturen te ontvangen.
Deze functionaliteit is zeer interessant omdat uw elektronisch ontvangen facturen rechtstreeks in de Flexina software worden ingevoerd.
In Frankrijk werken we ook aan de hervorming van elektronische facturatie en we doen het nodige om u deze nieuwe functionaliteit ook aan te bieden vanaf juli 2023 wanneer de verplichting om aankoopfacturen elektronisch te ontvangen van toepassing wordt.
