Als u hier bent, wilt u graag meer leren over creditnota's. De anti-BTW-fraude wet heeft de facturatievoorwaarden aanzienlijk aangescherpt. Ze verbiedt namelijk het wijzigen van een factuur na uitgifte. Op dat moment komt de creditnota in beeld! Wat is een creditnota? Wat zijn de verschillende soorten creditnota's? Wat zijn de kenmerken en hoe nummer je ze? U vindt alle antwoorden op deze vragen in dit artikel. Het hele Flexina team wenst u veel leesplezier. Volg de gids!
Wat is een creditnota?
Voordat u weet hoe u een creditnota maakt, is het belangrijk om concreet uit te leggen wat een creditnota is: een creditnota is een annuleringsfactuur. In Frankrijk is het verboden om facturen te verwijderen die zijn gefinaliseerd. Op dat moment kan een creditnota ontstaan. Deze zal als bewijs dienen voor justitie als u ooit een factuur wilt wijzigen. Maar wanneer kunt u deze concreet gebruiken? U stelt zich vast deze vraag. Ze kan optreden bij verschillende gebeurtenissen zoals:
- een retour van goederen (gedeeltelijk of volledig);
- de vaststelling van een of meer fouten bij het uitsturen van de factuur;
- een weggelaten korting na facturatie;
- een voorwaardelijke korting;
- een annulering van de factuur of bepaalde uit te voeren taken;
- een bonus, etc.
Wat zijn de verschillende soorten creditnota's?
Er zijn 3 soorten creditnota's. We sommen ze hier voor u op:
- De commerciële creditnota: deze wordt gebruikt om wijzigingen in de commerciële relatie te verwerken. Het maakt het mogelijk om geschillen op te lossen zoals een leveringsvertraging, een retour van goederen vanwege ontevredenheid van de klant over de kwaliteit van een product, etc.
- De creditnota voor fouten: na het uitsturen van een factuur kan het gebeuren dat men zich realiseert een of meer fouten te hebben gemaakt bij het opstellen. In dat geval zal de uitgever een creditnota moeten opstellen om deze te corrigeren;
- De creditnota voor annulering: als een volledige factuur moet worden gewijzigd (annulering van een bestelling, wijziging van de ontvanger...), zal het maken van een creditnota voor annulering onmisbaar zijn. Het kan ook worden gebruikt om extra werkzaamheden te factureren op verzoek van een klant, wanneer deze één enkele factuur wenst.
De kenmerken van een creditnota
- de uitgiftetermijn: deze moet worden uitgegeven zodra een gebeurtenis (een retour, een bonus of zelfs een annulering) wordt vastgesteld;
- het aantal: het wordt afgeraden om een te groot aantal creditnota's uit te geven, omdat dit de opvolging van betalingen vergemakkelijkt. Juridisch gezien is het echter perfect mogelijk om zoveel creditnota's uit te geven als men wil;
- de geldigheidsduur: de verjaringstermijn voor het inroepen van een creditnota is 5 jaar in commerciële zaken, tenzij anders vermeld in de verkoopvoorwaarden;
- de bewaartermijn: zoals bij gewone facturen is de bewaartijd voor creditnota's 10 jaar;
- de betaling: het is heel goed mogelijk om een creditnota te gebruiken voor terugbetaling of als korting op een toekomstige factuur, bijvoorbeeld.
De verplichte vermeldingen van een factuur zijn vergelijkbaar met die op een creditnota.
BTW vermelden op creditnota's | Ja of nee?
Wat betreft BTW moet u deze vermelden op de creditnota, omdat deze verwijst naar de gewone factuur. Bovendien wordt het bedrag van de te innen BTW ook geannuleerd.
Een creditnota verwijderen | Goed of slecht idee?
Natuurlijk is het onmogelijk om een factuur te verwijderen. Zodra deze is uitgegeven, moet deze blijven bestaan. Hetzelfde geldt voor creditnota's. Een factuur in de prullenbak gooien zal een gat in de nummering creëren en u weet het... Dit is strikt verboden. Als u per ongeluk een creditnota heeft uitgegeven, moet u deze annuleren door een nieuwe factuur te maken.
Creditnota's nummeren | Hoe doe je dat?
Een creditnota is een factuur. Ze volgen dezelfde nummeringsregels als uw facturen. Uw facturen moeten een chronologische volgorde volgen, doorlopend en zonder onderbreking. Ze kunnen niet hetzelfde nummer hebben. Deze nummering is verplicht en noodzakelijk om elk van uw facturen uniek te identificeren.
Heeft u misschien al enkele nummeringsfouten gemaakt op uw oude creditnota's in Excel of in uw oude facturatiesoftware? Flexina helpt u door de doorlopende en chronologische nummering van uw facturen en creditnota's voor u te beheren.
Hoe dan ook, het is altijd belangrijk om goede facturen uit te geven. Waarom? Dit zorgt ervoor dat u een correcte boekhouding heeft, maar niet alleen dat... Bij een onaangekondigde controle kunt u ook rustiger zijn. Onze online facturatiesoftware kan u helpen uw boekhouding te beheren met inachtneming van de geldende regelgeving. Denk eraan!
Een creditnota maken is essentieel om een factuur te wijzigen of annuleren. Onze online facturatiesoftware heeft alle functionaliteiten die u nodig heeft. U kunt eindelijk het boekhoudkundig en financieel beheer van uw bedrijf naar behoren verzekeren, en dat vanaf elke plek ter wereld. U kunt onze software 15 dagen testen om een nauwkeuriger idee te krijgen. Het is volledig gratis! Als u vragen heeft of zelfs tips nodig heeft, kunt u contact met ons opnemen per telefoon of e-mail. We antwoorden u zo snel mogelijk. Het Flexina team wenst u een mooie ontdekking.
