Sommige klanten weigeren een factuur te betalen. Daarom is het herinneren van een klant met betalingsachterstand een taak die vele uitdagingen met zich meebrengt voor bedrijven, met name voor hun kasstroom. Het is daarom belangrijk dat het beheer van klantherinnering georganiseerd is, zodat het bedrijf dit soort tegenslagen kan vermijden. Waarom is het dus belangrijk om een klant te herinneren na een onbetaalde factuur? Met welke middelen kan een bedrijf strijden tegen slechte betalers? Hoeveel keer moet men een klant herinneren? En wat te doen wanneer een of meerdere klantherinnering niet effectief zijn? We zullen al deze punten in dit artikel behandelen. Volg de gids en veel leesplezier!
Klantherinnering | Het belang ervan
Klantherinnering is belangrijk, want het stelt het bedrijf in staat zijn kasstroom optimaal te beheren. Voor elke professional zijn er min of meer moeilijke periodes zoals een roodstand op de bank of zelfs het onvermogen om schulden te kunnen betalen. Veel bedrijven worden namelijk niet door hun klanten betaald binnen de gestelde termijn. Dit kan zeer beperkend zijn voor hun kasstroom. Daarom is het raadzaam om vanaf het begin van een activiteit een beheer van klantherinnering op te zetten, en wel om drie essentiële redenen:
- Een late implementatie is altijd ingewikkelder;
- Het opzetten van goed herinneringsbeheer stelt u in staat om uw klanten onmiddellijk te waarschuwen;
- Het later implementeren kan vervelender blijken te zijn, vooral als het plaatsvindt tijdens het verloop van de activiteit.
Laten we nu stilstaan bij de doelstellingen van klantherinnering. Ze zijn heel eenvoudig. Het verzekeren van goed beheer ervan maakt het mogelijk:
- betalingsachterstanden te verminderen;
- de gemiddelde betalingstermijn van klanten te verbeteren;
- onbetaalde facturen te bestrijden;
- de omzet te verhogen, enz.
Het beheer van klantherinnering
Het beheer van klantherinnering is een langdurig werk. Daarom kan het interessant zijn om gebruik te maken van een IT-tool voor boekhouding en commercieel beheer. Deze moet regelmatig worden bijgewerkt op het niveau van het aantal verkopen en klantbetalingen. Dit alles om snel onbetaalde facturen te kunnen identificeren.
Er bestaan ook applicaties die het mogelijk maken om klantherinnering effectief en automatisch te beheren. Dit met één enkel doel: u tijd besparen. Het is altijd beter om deze taak toe te vertrouwen aan de boekhouding of aan een persoon die betrokken is bij het commerciële beheer van het bedrijf. U begrijpt het: het begrijpen van de uitdagingen van klantherinnering is een belangrijk element. Daarom moet dit werk correct worden uitgevoerd.
Een klant herinneren terwijl hij niet achterstallig is met betalen kan ertoe leiden dat hij verdwijnt, omdat dit kan bijdragen aan het verslechteren van de commerciële relaties tussen beide partijen. Natuurlijk wordt een forfaitaire invorderingsvergoeding ingesteld als er sprake is van betalingsachterstand.
Hoeveel keer moet men een klant herinneren?
Over het algemeen moet u bij een onbetaalde factuur de klant 2 keer herinneren voordat u naar de volgende stap gaat. Als het echter om een klein bedrag gaat, zal één herinnering ruimschoots volstaan. We raden u af om een klant meer dan twee keer te herinneren, omdat slechte betalers kunnen wachten op de aankomst van meerdere herinneringen voordat ze een factuur betalen. Het is daarom beter om zo snel mogelijk een aanmaning tot betaling uit te vaardigen als de herinneringen niet het verwachte effect hebben.
Wat te doen wanneer een klantherinnering niet effectief is?
Het kan gebeuren dat een klant niet reageert op een of zelfs meerdere herinneringen. In dat geval moet u hem een ingebrekestelling per aangetekende brief met ontvangstbevestiging sturen. In deze brief krijgt de klant alle details waaronder het aantal dagen dat hem rest om tot betaling over te gaan. Als hij daarna nog steeds weigert de factuur te betalen, kan het bedrijf gerechtelijke stappen tegen hem ondernemen.
Een klant met betalingsachterstand herinneren is van kapitaal belang voor een bedrijf. En u, heeft u al te maken gehad met slechte betalers? Hoe bent u te werk gegaan? Kom uw ervaringen delen in de reacties. Vergeet niet dat u onze online factureringssoftware 15 dagen kunt ontdekken. Als u meer informatie wilt over onze software of deze wilt ontdekken met een gratis demonstratie, kunt u contact met ons opnemen. Het hele Flexina-team wenst u een mooie ontdekking.
