Hoe vermijdt u facturatiefouten?
Er zijn nog steeds ondernemers die hun facturen maken met een spreadsheet of zelfs een papieren factuurboek. Misschien behoort u daar ook toe! Deze verschillende oplossingen zijn achterhaald en kosten u in werkelijkheid meer geld dan investeren in online factureringssoftware. U loopt namelijk het risico fouten te maken bij het opstellen van uw facturen. Daarom bieden wij bij Flexina u online factureringssoftware die u in staat stelt goede facturen op te stellen. Welke fouten moet u dus vermijden met factureringssoftware? Hoe kunt u eventuele fouten verminderen dankzij factureringssoftware? We beantwoorden al deze vragen in deze paar regels. Het hele Flexina-team wenst u veel leesplezier. Volg de gids!
Welke fouten moet u vermijden met factureringssoftware?
Het gebruik van factureringssoftware voorkomt vele fouten. Over het algemeen zijn deze te wijten aan menselijke tussenkomst. Door te kiezen voor effectieve factureringssoftware heeft u echter de zekerheid dat u:
- geen enkele verplichte vermelding vergeet;
- geen onjuiste vermelding invoegt.
Het moet gezegd worden dat de verplichte vermeldingen op facturen steeds talrijker worden en een vergissing of fout kan echte gevolgen hebben voor een bedrijf. Laten we u een klein voorbeeld geven: de belastingdienst heeft het recht om een bedrijf een boete op te leggen voor ontbrekende of onjuiste vermeldingen en zo de factuur te weigeren.
Dankzij factureringssoftware kunt u ook rekenfouten vermijden (fout in een korting voor een klant of in de berekening van de toegepaste BTW) of formulefouten (regels die niet worden meegenomen in het factuurtotaal). Zodra een bedrijf besluit factureringssoftware te gebruiken om zijn boekhoudkundige en financiële situatie te beheren, moet het een volledige configuratie uitvoeren. Hierdoor zal de software bij elke offerte of opgestelde factuur automatisch rekening houden met de verstrekte informatie zoals:
- de kenmerken van de verkochte goederen en diensten;
- informatie over de klant, enz.
U begrijpt het: door voor Flexina te kiezen, vermindert u aanzienlijk de kans op fouten bij het opstellen van uw facturen. Waar wacht u nog op?
Hoe vermindert u fouten dankzij factureringssoftware?
Het is belangrijk om de nodige tijd te nemen om uw factureringssoftware correct te configureren om te profiteren van alle bijbehorende voordelen. U moet daarom vooraf bepaalde informatie invullen zoals: het adres, het BTW-nummer, het ondernemingsnummer, enz. Daarna kunt u volledig profiteren van alle functies van de online factureringssoftware.
Om de configuratie van uw software naar behoren af te ronden, moet u artikel- en klantfiches aanmaken en invullen. Neem hiervoor de tijd om deze stap uit te voeren, en wel met de grootste zorg:
- de artikelfiches: u moet verschillende informatie integreren zoals de aanduiding van het product, zijn code, zijn verschillende kenmerken, zijn verkoopprijs, het BTW-tarief op de verkoop;
- de klantfiches: in deze fiches moet u de volledige identificatie van de klant aangeven, dat wil zeggen zijn maatschappelijke benaming, de naam van de verantwoordelijke, zijn contactgegevens en zijn BTW-nummer. Bepaalde voorwaarden moeten ook worden aangegeven zoals het tarief, de betalingstermijn en de BTW-heffingsmodaliteiten.
Natuurlijk moet u ook sjablonen voor offertes en facturen maken. Over het algemeen bieden factureringsprogramma's deze aan, dus aarzel niet om ze te personaliseren. U kunt ook overwegen om hun inhoud aan te passen aan hun specifieke kenmerken. Om u een voorbeeld te geven: u kunt perfect offertesjablonen maken voor particulieren en andere voor professionals.
Het gebruik van factureringssoftware voorkomt dat u fouten maakt bij het opstellen van uw facturen en offertes. En u, wat denkt u ervan? Welke fouten heeft u in uw facturen gemaakt voordat u onze factureringssoftware gebruikte? Aarzel niet om uw ervaringen en indrukken te delen in de reacties. Als u hier bent en Flexina net heeft ontdekt, nodigen we u uit om onze factureringssoftware 15 dagen te testen. Zo krijgt u een nauwkeuriger beeld van onze diensten. Als u vragen heeft of tips nodig heeft, kunt u ook altijd contact met ons opnemen. Voor meer hulp vindt u ook veel informatie in onze blogartikelen.
