De betalingsherinnering is een vitale operatie voor elk gezond bedrijf dat wil dat dit zo blijft!
Gevestigde ondernemers of beginners, noteer nu hoe u deze operatie volgens de regels van de kunst uitvoert.

De betalingsherinnering, waar hebben we het over?

De betalingsherinnering maakt deel uit van de onvermijdelijke taken van elke goed georganiseerde ondernemer. Het gaat om het opnieuw contact opnemen met uw klanten wanneer zij hun factuur (verschuldigd bedrag of voorschot) niet hebben betaald. Een operatie die op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, maar die correct moet worden uitgevoerd om veel schade op korte of lange termijn aan uw activiteit te voorkomen. Inderdaad, onbetaalde facturen of facturen die wel betaald worden maar te vaak te laat, kunnen zware gevolgen hebben - zoals een tekort aan kasmiddelen - waardoor u niet kunt investeren in projecten of zelfs niet kunt voorzien in de basisbehoeften van uw activiteit. Daarom moet de herinnering naar behoren worden uitgevoerd, met andere woorden met een methode op maat.

Waarom is het een fout om al uw klanten op dezelfde manier aan te manen?

De betalingsherinnering is één ding, de betaling van een factuur krijgen terwijl u een goede relatie met uw klant behoudt is iets anders! Daarom kan het interessant zijn om uw aanpak te personaliseren op basis van het profiel van uw klant. Het gaat er dus niet om om elke klant individueel te behandelen, maar eerder om uw klanten te categoriseren volgens de situaties. Stel uzelf de juiste vragen:

• Is het een klant die regelmatig te laat betaalt? Een regelmatige herinnering zal noodzakelijk zijn en ook vroegtijdig;
• Is het een trouwe en goede betaler die uitzonderlijk een betaling is vergeten? Een eenvoudige herinnering per e-mail zou voldoende moeten zijn;
• Is het een gloednieuwe klant die niet reageert op uw vriendelijke contactpogingen per e-mail? Een herinnering per brief en telefoon zijn onmisbaar;
• Is het een klant met wie u een min of meer belangrijk contract deelt? De herinnering kan telefonisch gebeuren, met de juiste vormen, om dit commerciële contract niet te verliezen;
• Of is het een klant die in een moeilijke situatie verkeert? Het is essentieel om de herinnering telefonisch te doen, om duidelijk te praten over de situatie en de mogelijkheden voor volledige of gedeeltelijke inning van de factuur.

Dus, ook al is het zeer onaangenaam voor u als bedrijfsleider om uw klanten tot de orde te moeten roepen om betaald te worden voor uw werk of goederen, het is belangrijk om kalm te blijven. De herinnering moet met zoveel mogelijk psychologie worden uitgevoerd, om uw klantenportefeuille niet te ruïneren en zo de meeste van uw contracten niet te verliezen. Het innen van facturen is helaas een onvermijdelijk onderdeel van het dagelijks leven van de ondernemer.

Hoe schrijft u een betalingsherinneringsbrief?

Als u kiest voor een schriftelijke betalingsherinnering, op papier of digitaal (e-mail), zorg er dan voor dat u alle volgende punten vermeldt:

• de factuur waarop de herinnering betrekking heeft (identificatienummer, aanmaakdatum, eventueel verzenddatum);
• het verschuldigde bedrag (als er al een voorschot is betaald, specificeer de elementen van de voorschotfactuur en het resterende verschuldigde bedrag)
• melding maken van vertragingskosten en de betalingstermijnen herhalen;
• een duidelijke, beknopte en beleefde notitie aan uw klant;
• een scan of fotokopie van de betreffende factuur kan worden bijgevoegd.

→ Zorg ervoor dat u altijd een bewijs bewaart van uw herinneringen per brief of e-mail.

Is er een ideaal moment om deze aanpak uit te voeren?

Behalve voor slechte betalers, is het beter om te voorkomen dat u uw klanten te vroeg aanmaant, waar sommigen de gewoonte zouden kunnen ontwikkelen om alleen na herinnering te betalen! U moet ook niet wachten tot de dag van de betalingstermijn om uw klant de tijd te geven om de betaling in gang te zetten. De klant een week van tevoren waarschuwen, zal hem in staat stellen u naar behoren te betalen, zonder te denken dat u de vertragingsboetes probeert te verkrijgen!

Welk gedrag moet u daarna tegenover de betreffende klant aannemen?

Zodra de factuur is geïnd, sluit het dossier niet af zonder de juiste vormen! Bedank uw klant beleefd per e-mail of brief om een goede klantrelatie te behouden. Al deze stappen zorgen er vaak voor dat u uw klanten behoudt, maar ook dat zij de gewoonte ontwikkelen om u nog sneller te betalen, ongetwijfeld om de betalingsachterstand van de factuur die mogelijk een geschil had kunnen worden, te compenseren.

Bovendien, wanneer u op goede voet bent gebleven met een klant die een herinnering heeft ontvangen, val hem dan niet lastig bij de volgende facturering. Ofwel betaalt hij op tijd, en dat is een goede zaak. Ofwel lijkt hij opnieuw de betaling te vergeten, en in dat geval stuurt u altijd een week voor het einde van de termijn een herinnering. Het heeft geen zin om hem te vroeg aan te manen, waar een ongemakkelijke situatie zou kunnen ontstaan.

Alleen als hij na verloop van tijd volhardt in te laat betalen, kunt u daadwerkelijk iets vroegere herinneringen versturen dan in andere gevallen.

Factoring, een oplossing die uw kasstroom en zenuwen spaart!

Profiteren van inkomsten die in verhouding staan tot het uitgevoerde werk

Ter herinnering: factoring maakt het mogelijk om betaling van uw facturen te ontvangen zonder afhankelijk te zijn van klantbetalingen. Dus wanneer u een klant factureert, betaalt uw factoringmaatschappij u zelf het aan de klant gefactureerde bedrag tijdens de maand tegen een klein percentage van het gefactureerde bedrag. Het bedrijf wordt direct terugbetaald door de klantbetaling. Aan het einde van de maand kunt u uzelf dus inkomsten uitkeren op basis van het werkelijke werk, en niet op basis van de betaalde facturen. Daarom zal factoring u helpen stabiliteit te winnen in termen van maandelijkse inkomsten.

Tijd besparen door uw betalingsherinneringen uit te besteden

Deze oplossing bespaart u ook tijd. De betalingsherinnering is een delicate operatie, soms langdurig. Daarom kan het vertrouwen van een dergelijk proces aan een expert ter zake uiterst interessant zijn voor u als bedrijfsleider, waarbij de betalingsherinnering en de verzekering tegen wanbetaling over het algemeen in de kosten zijn inbegrepen.

Een vitale kasstroom behouden

Factoring kan al uw facturen betreffen of slechts een deel ervan, u beslist, afhankelijk van uw behoeften en verwachtingen! Omdat uw kasstroom op deze manier op peil wordt gehouden of ten minste op het niveau van het uitgevoerde werk en/of de gerealiseerde verkopen, kunt u daarom investeren in apparatuur of in elk project dat essentieel is voor uw bedrijf, zonder de onzekerheden van klantbetalingen.

Een rustige geest bewaren zonder de onzekerheden van klantbetalingen!

Het probleem van klantbetalingen, samen met seizoensgebonden activiteitsdaling, kan een rem zijn op persoonlijke projecten, zoals een hypothecaire lening. Factoring kan ongetwijfeld een enorm voordeel blijken te zijn in de ogen van uw bankier. Bovendien zal het gemakkelijker zijn om te "ontkoppelen" van uw activiteit tijdens uw vrije tijd, als de betaling van uw facturen zeker is!

En u, heeft u ooit een van uw klanten moeten aanmanen? Heeft dit artikel uw vragen beantwoord? Aarzel niet om onze online factureringssoftware 15 dagen gratis te testen. Als u vragen heeft of tips nodig heeft, kunt u ook contact met ons opnemen.