Wat is een leveringsbon?

U bent gewend om de factuur direct te versturen zodra de opdracht is voltooid of het product is geleverd, en u vraagt zich af wat het werkelijke belang is van de leveringsbon? Of uw bedrijf nu dienstverlening of verkoop van goederen aanbiedt, het afleveren van een leveringsbon maakt het mogelijk om te bewijzen dat u het contract goed heeft vervuld en vermijdt zo onbetaalde facturen. Ontdek de functie van een leveringsbon, welke belangen u heeft bij het afleveren ervan voor elke bestelling, evenals de wettelijke vermeldingen die nodig zijn voor het opstellen van een leveringsbon volgens de regels.

Definitie van een leveringsbon

De leveringsbon is een commercieel document afgeleverd door een bedrijf aan een klant, bij het beëindigen van de opdracht of bij ontvangst van de producten. De leveringsbon betreft dus zowel professionals die goederen verkopen of dienstverleners en vat de uitgevoerde bestelling in detail samen. Deze moet gratis worden verstrekt en altijd vergezeld gaan van de overeenkomstige factuur. Tenslotte kan het zich in elektronische of papieren vorm presenteren en moet het in twee exemplaren worden geproduceerd, een voor de klant en een voor het bedrijf.

Het nut ervan

Wanneer de koper zijn bestelling ontvangt, krijgt hij tegelijkertijd de leveringsbon en de bijbehorende factuur. De klant moet tekenen, behalve in geval van betwisting. De leveringsbon dient hier als bewijs van de goede uitvoering van het contract dat vooraf tussen beide partijen is ondertekend, of het nu in de vorm van een offerte of een bestelbon was, en verplicht de klant om de overeengekomen prijs te betalen. Het moet worden opgemerkt dat de klant alleen verplicht is om zijn verschuldigde bedrag te betalen op voorwaarde dat de factuur wordt afgeleverd met de leveringsbon.

Waarom een leveringsbon maken?

Onbetaalde facturen vermijden dankzij de leveringsbon

Het maken van een leveringsbon heeft een groot belang om de professional te beschermen tegen onbetaalde facturen. De ondertekening van de bon door de klant bewijst juridisch dat het bedrijf het contract correct heeft vervuld en verplicht de koper om zijn verschuldigde bedrag te betalen. In geval van betalingsdefault heeft de ondertekende leveringsbon een wettelijke waarde die het mogelijk maakt om een "slechte betaler" klant voor een rechter te vervolgen.

De klant beschermen tegen een professionele fout

Als de professional zich heeft vergist in de levering van goederen of een fout of tekortkoming heeft begaan op een van de gefactureerde diensten, heeft de klant een recht van betwisting. Het bedrijf moet dus zijn voorbehouden wegnemen. De klant mag vooral niet de leveringsbon ondertekenen, noch de waar behouden, noch de prijs van de bestelling betalen, zolang de professional zijn fout/tekortkoming niet heeft hersteld of een levering conform de bestelling heeft gedaan.

De leveringsbon, verplichting of aanbeveling?

Dit boekhoudstuk is inderdaad niet verplicht, ook al wordt het gewoonlijk gebruikt door bedrijven. Voor een verkoop van waren levert de transporteur het pakket en presenteert aan de koper de leveringsbon die deze moet ondertekenen of eventueel voorbehouden vermelden.

Hoe een leveringsbon in goede en behoorlijke vorm maken?

De wettelijke vermeldingen van een leveringsbon

Om een leveringsbon volgens de regels op te stellen, zal het niet volstaan om modellen van leveringsbon op internet te zoeken, veel ervan zitten vol fouten of tekortkomingen betreffende de wettelijke vermeldingen. Het zal verstandig zijn om een software te gebruiken voor uw leveringsbons, facturen en offertes. Deze hoofdvermeldingen moeten verschijnen:

• de wettelijke informatie van de verkoper: Identiteit, adres, bedrijfsvorm, BTW-nummer, aanduiding maatschappelijke zetel, bedrijfsnummer (voorafgegaan door de vermelding "BTW BE");
• de wettelijke informatie van de klant: Identiteit, leverings- en facturatieadres;
• de informatie eigen aan de bestelling: gedetailleerde samenvatting van de bestelling en de leveringsdatum.

De leveringsbon en factuur

In het geval van een bestelling van meerdere waren maar geleverd in meerdere keren, zal het nodig zijn om een leveringsbon op te stellen voor elke verzending en slechts één factuur voor het geheel. Het bedrag aangegeven op de factuur moet overeenkomen met dat van de leveringsbon(nen). Inderdaad, in geval van een verschil opgemerkt tijdens een controle, zal het bedrijf zich moeten verantwoorden.

De tolerantiedrempel op een eventueel verschil tussen een factuur en een leveringsbon zijn te raadplegen in de aankoopprocedure van het bedrijf. Tenslotte, om eventuele fouten te vermijden, zal het beter zijn om een software te gebruiken voor uw leveringsbons en facturen. Deze zal automatisch de verschillen en potentiële fouten detecteren.

De fouten te vermijden

Een lot goederen in meerdere keren verzenden met slechts één leveringsbon

De leveringsbon dient ook als samenvattende lijst van de bestelling afgesloten tussen de koper en de verkoper. Daarom heeft de professional er belang bij dat alle waar tegelijkertijd wordt verzonden, zodat de klant de goede ontvangst kan valideren met zijn ondertekening van de leveringsbon. In het tegenovergestelde geval zou het bedrijf geen bewijs hebben dat het product goed is aangekomen bij de koper, tenzij een unieke leveringsbon wordt verzonden bij elke levering.

Een leveringsbon per mail verzenden

Steeds meer bedrijven versturen de leveringsbon per mail en het pakket in de brievenbus bij afwezigheid, zonder enige behoefte aan de handtekening van de klant. Deze operatie annuleert het eerste nut van de leveringsbon, namelijk: dienen als bewijs van de goede ontvangst van de waar.

We merken op dat de leveringsbon sterk wordt aanbevolen aan bedrijven die een bewijs willen hebben van de goede ontvangst van het verzonden product, om onbetaalde facturen te vermijden. Het moet echter correct worden ingevuld om een wettelijke waarde te behouden.

Test gratis onze online commerciële beheersoftware: het zal u toelaten om al uw commerciële documenten te beheren: offertes, bestelbons, leveringsbons, pro-forma's, duplicaten van facturen...