Hoe uw facturen nummeren?

Als ondernemer weet u waarschijnlijk al dat uw offertes en facturen chronologisch moeten worden opgevolgd! Maar voor diegenen die net beginnen aan het geweldige ondernemersavontuur, weet u misschien nog niet hoe u een factuur correct moet nummeren.

Ontdek nu de verschillende regels en methoden om een factuur te nummeren volgens de regels van de kunst, volgens het Handelsrecht en het Algemeen Belastingwetboek.

Waarom werd de factuurnummering gereguleerd?

Een factuur nummeren is niet alleen een manier om een duidelijke boekhouding bij te houden, het stelt ook de belastingdienst in staat om uw activiteit effectief te controleren. De nummering van facturen houdt namelijk verplicht het volgende in:

• Een nummering uitgevoerd met een reeks codes, genummerd en doorlopend, en zonder onverklaarbare onderbreking (factuur F00037 uit uw archief moet verplicht gevolgd worden door factuur F00038);
• De chronologie volgt de aanmaakdatum van een factuur en niet de klantbetaling;
• Elke factuur moet zijn eigen nummer hebben.

Deze regels die u opgelegd worden wanneer u een factuur nummert, voorkomen dus dat u:

• twee facturen met hetzelfde nummer aanmaakt en zo een geldstroom in uw boekhouding kunt verbergen;
• een nagedateerde factuur toevoegt en chaos veroorzaakt in uw boekhouding.

Een factuur volgens de regels nummeren

Een nummering gebruiken die gekoppeld is aan tijd

Een tijdsprefix om een factuur te nummeren is de eenvoudigste oplossing om fouten te vermijden. U kunt een methode kiezen uit de volgende:

• JAAR - factuurnummer: neem het voorbeeld van de 32e factuur gemaakt in augustus 2019 en de 45e in oktober 2019, we kunnen ze respectievelijk noteren als F2019-0032 en F2019-0045. Deze methode is bijzonder geschikt voor activiteiten die weinig facturen genereren;
• JAAR - MAAND - factuurnummer: neem het voorbeeld van de 10e factuur van 2019 gemaakt in juni en de 45e factuur van 2019 gemaakt in september, we kunnen ze respectievelijk noteren als F2019-06-0010 en F2019-09-0045. Ideale methode voor diegenen die iets meer facturen hebben of die sneller een klant- of leveranciersfactuur willen terugvinden.

Om een factuur op een tijdsgebonden manier te nummeren, is het bij voorkeur, maar niet verplicht, om niet terug te keren naar 0 op het factuurnummer aan het begin van elke nieuwe maand. Het op nul zetten kan gebeuren aan het begin van elk nieuw jaar. Let op, het is echter verboden om een maandelijkse prefix te gebruiken zonder jaarlijkse prefix.

Tip: Als u net begint en dit niet aan uw klanten wilt tonen, is het mogelijk om facturen te beginnen nummeren vanaf 10 of zelfs 100.

Een andere methode van factuurnummering gebruiken

Sommige bedrijven kunnen hun facturen niet nummeren met alleen een tijdsgebonden reeks om verschillende redenen:

• een klantenkring verdeeld in verschillende categorieën, elk met een andere facturatie en dus een ander systeem van factuuruitgifte vereist. Het gebruik van een unieke reeks in de tijd zou dus onbeheersbaar zijn, en het is beter om verschillende reeksen vast te stellen voor elk type klant;
• een veelheid aan factureringslocaties, die dus een doorlopende nummering vereisen, maar per geografische locatie.

Dus, om hun facturen te nummeren, moeten deze bedrijven een gecodeerde prefix overeenkomen die overeenkomt met elke factureringslocatie en/of elke klantencategorie, om toch een facturatie te kunnen vaststellen die een doorlopende chronologie volgt en correct geclassificeerd is.

Let op, deze methode moet effectief voorbereid worden voordat ze wordt geïmplementeerd, om zeer schadelijke fouten te voorkomen:

• twee facturen die hetzelfde nummer krijgen;
• een boekhoudkundige leegte die optreedt in een normaal chronologische reeks eigen aan elke factuurserie.

Laten we er dus aan herinneren dat het riskant is om te procederen tot een eenvoudige automatische factuurnummering in Excel, vooral als uw activiteit nogal wat facturen genereert.

Aan uw toetsenborden: de juiste factuurnummering is zeer belangrijk en mag niet lichtzinnig genomen worden door het bedrijf. En u, heeft u moeilijkheden gehad om uw facturen te nummeren? Aarzel niet om uw ervaringen en indrukken te delen in de reacties. Vergeet niet om gratis onze online factureringssoftware te testen gedurende 15 dagen. Heeft u vragen, tips nodig of wilt u een gratis demonstratie van onze software? U kunt contact met ons opnemen op elk moment. We zullen u zo snel mogelijk antwoorden.