Zelf uw boekhouding doen in 5 stappen

Ook al is het niet verplicht om een beroep te doen op een expert voor de boekhouding van uw bedrijf, weet dat zelf uw boekhouding doen niet voor iedereen is weggelegd. Fouten kunnen zware gevolgen hebben voor de toekomst van uw bedrijf, daarom geven we u alle essentiële stappen om succesvol zelf uw boekhouding te doen!

Is het legaal om zelf uw boekhouding te doen?

Geen enkele regelgeving verbiedt het om zelf uw boekhouding te doen en dit ongeacht de status en vorm van het bedrijf. U kunt inderdaad alleen uw boekhouding beheren zonder een beroep te doen op een expert. Het zal een eigen keuze van uw bedrijf zijn, maar legt u wel de zware verantwoordelijkheid op van een foutloze boekhoudkundige administratie. Als u echter besluit om een beroep te doen op een professional voor een deel of het geheel van uw boekhoudkundige behoeften, moet deze gecertificeerd accountant zijn.

Omdat de boekhouding zich niet beperkt tot het opstellen van facturen, het volgen van voorraden of het bijhouden van het ontvangstboek, is het ook nodig om alles wat te maken heeft met de ondernemerswereld in fiscale, juridische of sociale termen te beheersen, evenals een constante waakzaamheid op te leggen over nieuwe regelgeving. Zelf uw boekhouding doen is dus alleen mogelijk als u over al deze vaardigheden beschikt en voldoende tijd heeft. Uit voorzorg kunt u altijd het advies van een expert vragen om uw werk te controleren.

De fundamentele stappen om succesvol zelf uw boekhouding te doen

Dankzij de verschillende trainingen die aan bedrijven worden aangeboden, evenals geavanceerde boekhoudsoftware, is het mogelijk om zelf uw boekhouding te doen op een weloverwogen manier.

Goed informeren over uw boekhoudkundige verplichtingen

Zelf uw boekhouding doen zal min of meer gecompliceerd zijn afhankelijk van de boekhoudkundige verplichtingen die op elke bedrijfsvorm en belastingregime rusten. Concreet zullen alle bedrijven die onder het reële belastingregime vallen veel werk hebben om hun boekhouding te beheren zonder een beroep te doen op een expert! Als u zich toch alleen in dit boekhoudkundige avontuur wilt storten, is het essentieel om goed geïnformeerd te zijn bij de organisaties waarvan uw bedrijf afhangt.

De boekhoudkundige verplichtingen zijn dus zeer zwaar voor commerciële of vrije beroepsvennootschappen, terwijl het voor zelfstandigen als natuurlijke persoon iets gemakkelijker zal zijn.

Zich vormen om zelf uw boekhouding te doen

Eenmaal goed geïnformeerd over alle verplichtingen die op uw bedrijf rusten, zal het essentieel, zelfs vitaal zijn, om zich dienovereenkomstig te vormen voordat u zich stort in een 100% autonome administratie van uw boekhouding. We herinneren er nogmaals aan dat als u niet alle nodige vaardigheden beheerst, uw bedrijf snel in gevaar kan komen. Er zijn veel uitgebreide trainingen beschikbaar, aangepast aan de vorm van uw bedrijf en uw verplichtingen.

Vervolgens heeft u, afhankelijk van uw competentieniveau of gewoon uw beschikbaarheid, de keuze tussen:

1. zelf uw boekhouding doen in zijn geheel, zowel het invoeren van boekingen, de balansen als de boekhoudkundige controle;
2. zelf de belangrijkste boekhoudkundige werkzaamheden uitvoeren (boekingen, boekhoudkundige documenten, enz.) en aan een expert de controle van uw beheer delegeren evenals officiële rapporten zoals afsluitingsbalansen of boekhoudkundige bundels.

Voor ondernemers die geldbesparingen willen combineren met veilig boekhoudkundig beheer, is de tweede optie een verstandige keuze.

Een conforme en praktische boekhoudsoftware gebruiken

Dit is opnieuw een niet te verwaarlozen stap om succesvol zelf uw boekhouding te doen: een praktische boekhoudsoftware vinden die aan de normen voldoet en betaalbaar is. Afhankelijk van de complexiteit van uw boekhoudkundige verplichtingen, kiest u een aangepaste formule waarmee u alle essentiële boekhoudkundige punten kunt beheren zonder ook in nutteloze opties te vervallen.

Zelf uw boekhouding doen op Excel wordt dus sterk afgeraden, vooral voor ondernemingsvormen met complexe verplichtingen. Voor een vennootschap wordt bijvoorbeeld aangeraden om boekhoudsoftware te gebruiken die minimaal de volgende opties biedt:

• facturen chronologisch genereren;
• automatisch uw verkoop- en aankoopfacturen integreren in uw boekhoudkundige boekingen;
• bankverrichtingen koppelen aan boekingen;
• jaarrekeningen opstellen voor elke afsluitingsbalans;
• het grootboek en elk verplicht boekhoudkundig boek voor uw activiteit opstellen;
• een document opstellen met alle boekhoudkundige boekingen, vereist in geval van controle door de belastingdienst.

Merk op dat zelf uw boekhouding doen over het algemeen ook fiscaliteit impliceert, daarom moet uw boekhoudsoftware bij voorkeur ook toelaten om het fiscale pakket te beheren.

De configuratie van uw boekhoudsoftware definiëren

Het configureren van uw boekhoudsoftware is essentieel om succesvol zelf uw boekhouding te doen zonder fouten of tijdverlies. U moet met name:

• al uw bedrijfsgegevens melden: Maatschappelijke benaming, status, professionele contactgegevens, de data van de openings- en afsluitingsbalansen van het boekjaar, uw belastingregime, enz.;
• de functies personaliseren: Gebruikersprofielen en hun respectieve toegang configureren, de al dan niet geautomatiseerde integratie van facturen in boekingen, enz.;
• de boekhouding opzetten: Het rekeningschema maken evenals alle verplichte boekhoudkundige boeken.

Beginnen met zelfstandig boekhoudkundig beheer

Eenmaal opgeleid en in het bezit van conforme boekhoudsoftware, kunt u dus beginnen met alleen uw boekhouding te doen. Het gaat erom uw boekhouding regelmatig te volgen en te zorgen voor de juiste invoer van boekingen naarmate de transacties die uw bedrijf raken. Ten slotte is het altijd mogelijk om zich te laten begeleiden door een accountant, tenminste in het begin, om uw werk te controleren.

De voordelen van het alleen beheren van uw boekhouding

Zelf uw boekhouding doen, gedeeltelijk of volledig, maakt het met name mogelijk om te besparen op de kosten van een accountant. Dit is de belangrijkste reden die vennootschappen en eenmanszaken motiveert om alleen hun boekhouding te beheren. De gevolgen van een dergelijke beslissing, wanneer deze naar behoren wordt uitgevoerd, stellen het bedrijf in staat om de ins en outs van zijn activiteit beter te begrijpen en de meest geschikte projecten voor zijn bedrijf beter te identificeren.

Laten we dus opmerken dat het perfect mogelijk is om zelf uw boekhouding te doen op voorwaarde dat u alle boekhoudkundige, juridische, fiscale of sociale vaardigheden beheerst, en dat u zich uitrust met krachtige tools zoals online boekhoudsoftware met formules aangepast aan uw behoeften.

Gezien alle complicaties om zelf uw boekhouding te doen, raden we u aan om online factureringssoftware te gebruiken zoals Flexina waarmee u zelf uw betalingen en herinneringen zeer gemakkelijk kunt beheren. U hoeft uw documenten alleen nog maar rechtstreeks als PDF of Excel-bestand naar uw accountant te sturen zonder u zelfs te verplaatsen dankzij onze zeer praktische export.

Vergeet niet om onze factureringssoftware 15 dagen gratis te testen. Heeft u vragen, heeft u tips nodig of wilt u een gratis demonstratie van onze software? U kunt op elk moment contact met ons opnemen. We antwoorden u zo snel mogelijk.