Conditions d'utilisation et politique de confidentialité - Flexina Signature

3.1 Responsabilités du demandeur

Le demandeur est seul responsable de :

• •S'assurer de la légalité et de la pertinence de l'utilisation de la signature électronique dans le cadre de sa relation avec le signataire.
• •Obtenir le consentement du signataire pour l'utilisation de la signature électronique.
• •Vérifier l'identité du signataire.
• •Conserver les documents signés et les preuves associées conformément à la législation applicable.
• •Consulter ses propres conseillers juridiques pour évaluer la validité et la pertinence de l'utilisation de la signature électronique dans son contexte spécifique.

3.2 Responsabilités du signataire

Le signataire est responsable de :

• •S'assurer qu'il a l'autorité et la capacité légale pour signer le document électroniquement.
• •Fournir des informations exactes lors du processus de signature.
• •Comprendre les implications légales de sa signature électronique.

4.1 Données collectées et processus de signature

Dans le cadre du processus de signature, les informations suivantes sont collectées et traitées :

• Demande de signature :

  • -Identifiant unique de la demande
  • -Identifiant du document dans Flexina
  • -Utilisateur ayant demandé la signature
  • -Date et heure de la demande
  • -Nom et adresse email du signataire

• Interface de signature :

  • -Le signataire reçoit un email avec un identifiant unique pour accéder à l'interface de signature
  • -Le signataire peut visualiser chaque page du document et le télécharger avant de signer
  • -Options de signature : dessin de la signature, téléchargement d'une image de signature, ou saisie du nom
  • -Option de partage de la géolocalisation (facultatif)
  • -Acceptation obligatoire des conditions d'utilisation et de la politique de confidentialité de Flexina

• Processus de signature :

  • -Signature
  • -Géolocalisation (si fournie par le signataire)
  • -Adresse IP du serveur Flexina et du signataire

• Construction du document signé :

  • -Intégration des données de signature dans le document
  • -Création d'un audit de signature comprenant les données de la demande, les données de l'entreprise demandeuse et les données de signature

4.2 Conservation et transmission des données

• •Le document signé et l'audit de signature sont envoyés par email aux deux parties (demandeur et signataire)
• •L'email est envoyé depuis signature@myflexina.com avec le protocole S/MIME, DMARC, DKIM, et SPF pour garantir l'authenticité et l'intégrité
• •Flexina ne conserve aucune trace de la signature après l'envoi des emails
• •Seul un statut "signé" avec la date de signature est conservé dans le logiciel Flexina

4.3 Responsabilité de conservation

Le signataire et le demandeur sont seuls responsables de la conservation de l'email contenant le document signé et sa piste d'audit. Sans cet email, la preuve de la signature via Flexina Signature ne peut être établie.

7.1 Conformité eIDAS pour les signatures simples

La signature électronique fournie par Flexina Signature est conforme au règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) pour les signatures électroniques simples uniquement. Il est important de comprendre les différents types de signatures électroniques selon eIDAS :

7.2 Rôle de Flexina dans le cadre des signatures simples

Le but de Flexina Signature est d'aider à la création et à la gestion des preuves associées aux signatures électroniques simples. Spécifiquement :

• •Flexina Signature facilite le processus de signature électronique simple en fournissant une interface conviviale et sécurisée.
• •Le service aide à collecter et à organiser les éléments de preuve liés à la signature, tels que l'horodatage, l'adresse IP, et la géolocalisation (si fournie par le signataire).
• •Flexina Signature n'est pas conçu pour fournir des signatures électroniques avancées ou qualifiées au sens du règlement eIDAS.
• •Le service vise principalement à faire gagner du temps dans le processus de signature, en remplaçant le flux traditionnel d'impression, signature manuscrite, et numérisation des documents.

7.3 Valeur juridique et limitations

Dans le contexte d'eIDAS :

• •Une signature électronique simple a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, mais sa force probante peut varier selon les circonstances et les juridictions.
• •La signature fournie par Flexina Signature a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite sur un document envoyé par email, imprimé, signé, scanné et renvoyé.
• •Il est de la responsabilité des utilisateurs de s'assurer que ce type de signature est approprié et suffisant pour leurs besoins spécifiques.
• •Pour certains types de documents ou de transactions, une signature électronique avancée ou qualifiée peut être requise par la loi. Dans ces cas, Flexina Signature ne serait pas approprié.