Si votre entreprise fait appel à une société extérieure pour une prestation de services ou un achat de biens, cette dernière devra vous fournir une facture d’achat en bonne et due forme. Faisant office de preuve des dépenses professionnelles, elle devra être rigoureusement comptabilisée et intégrée dans la saisie des écritures comptables de l’entreprise. Découvrez l'intérêt d’une facture d’achat, comment contrôler sa valeur juridique ainsi que les bases d’une bonne comptabilisation.

Dans quels cas la facture d’achat est-elle nécessaire ?

Définition facture d’achat

Il s’agit d’un document comptable obligatoire ayant valeur légale de preuve, sur les achats d’une entreprise, à condition d’être rigoureusement vérifié et intégré dans le logiciel interne de comptabilité. Attestant de la dette d’un client (ici l’entreprise) envers un prestataire ou fournisseur, elle devra être fournie à la fin de chaque mission ou à réception de la marchandise commandée, afin d’entraîner le processus de paiement. Elle peut également notifier des acomptes ou avances éventuelles.

Son utilisation

La facture d’achat est fournie à l’entreprise dans les cas suivants :

  • un achat de prestations de services : une entreprise pouvant par exemple faire appel à société de livraison pour l’expédition de ses colis ;
  • un achat de biens consommables sur le court terme (moins d’un an) : l’entreprise commandant par exemple des matières premières indispensables à la fabrication de ses propres produits ; ;
  • un achat de biens durables, aussi appelée “acquisition d’une immobilisation”, où l’entreprise investit dans un bien ou un service nécessaire à son bon fonctionnement, comme une installation internet dans ses locaux. ;

Le coût d’un achat de biens durables

Si l’on prend l’exemple d’une installation internet dans un local professionnel, le montant facturé par la société pour un achat de biens durables (aussi appelé “acquisition d'immobilisation”) pourra notamment comprendre la location et l’installation du matériel (câbles, prises, boîtiers internet), mais également les frais de transport, la mise en service et bien évidement l’abonnement Internet.

Comment contrôler la conformité d’une facture d’achat ?

Examinez les mentions légales d’une facture d’achat

Pour s’assurer de la conformité d’une facture d’achat, vérifiez qu’elle comporte les éléments suivants :

  • la dénomination “facture”
  • la numérotation unique de la facture”
  • le nom et l’adresse complète du fournisseur (siège social) ; ”
  • les coordonnées de l’entreprise acheteuse : dénomination sociale, adresse, N°TVA intracommunautaire”
  • la date de la commande ; ”
  • la quantité et description détaillée de chaque élément de la commande (bien ou service) ”
  • le prix unitaire du bien ou du service HT et TTC”
  • le montant de la TVA pour chaque bien ou service (si l’entreprise bénéficie d’une franchise, ceci doit être indiqué : “TVA non applicable, article 293b du CGI) ”
  • le taux ainsi que le montant global de la TVA”
  • le montant total net à payer”
  • le montant d’une remise potentielle”
  • la date et les moyens de règlement”
  • le taux de pénalité si retard de paiement”

Certaines mentions obligatoires peuvent être rajoutées en fonction de la forme sociale de l’entreprise ou de sa situation, comme par exemple en cas de liquidation. Tout manquement remarqué sur la facture d’achat peut annuler la validité de la facture et peut être motif de sanctions.

Comparez votre facture d’achat au devis ou au bon de livraison

Pour vérifier qu’aucune erreur potentielle ne s’est glissée dans la facture de votre fournisseur, il pourra être judicieux de la comparer aux autres documents comptables concernant la commande. Tout d’abord, le bon de commande ou le devis servira de base de comparaison concernant la nature des produits/services, leur quantité et leur prix unitaire. Puis le bon de réception vous servira à comparer les quantités de produits livrés à ceux qui vous ont été facturés. Enfin, vérifiez que les tarifs n’ont pas évolués depuis le jour où vous avez passé votre commande.

Vérifiez les conditions de vente

Il est recommandé de vérifier si les conditions de vente ont bien été respectées, notamment sur les opérations de réduction, sur les frais accessoires, les délais de paiement ainsi que sur les conditions de paiement.

Re-calculez les factures d’achat remplies manuellement

De manière générale, la facture de votre fournisseur aura été établie par un logiciel comptable, le montant net à payer étant donc calculé de manière automatique. Cependant, dans le cas d’un petit fournisseur qui aurait fait lui-même les calculs en établissant la facture sur un simple logiciel de traitement de texte, il pourra être plus prudent de refaire les calculs de votre côté pour éviter tout problème de sur-facturation.

Quelles sont les bases de saisie des factures d’achat ?

Valider la conformité de la facture d’achat

Si après un contrôle rigoureux, vous déduisez que la facture de votre fournisseur est valable, vous pourrez l’enregistrer dans votre logiciel de comptabilité, en apposant la mention “Bon à Payer” ainsi que la date de paiement prévue. Si à contrario, la facture révèle des erreurs ou manquements, votre entreprise devra contacter le fournisseur en question afin d’obtenir une nouvelle facture. Aucun paiement ne devra être délivré tant qu’aucune nouvelle facture en règle ne vous aura été livrée.

Saisir de manière régulière vos factures

Si vous intégrez régulièrement vos factures d’achat à la saisie des écritures comptables, cela permettra au logiciel de repérer rapidement les pièces manquantes. Cela pourra s’avérer fortement utile si votre entreprise investit régulièrement et qu’elle veut être en mesure de relancer le plus rapidement possible une société qui aurait oublié de facturer.

Bien classer les factures

Si vos pièces comptables sont correctement classées, vous trouverez plus facilement un document en cas de besoin urgent, tout en étant à jour sur le niveau des comptes de l’entreprise. Pour bien les classer, il faudra attribuer un numéro à l’enregistrement de votre facture, puis les classer rigoureusement selon leur numérotation mais aussi selon leur nature (achat et vente).

Vous l’aurez compris, il est primordiale de vérifier vos factures d’achats de manière rigoureuse. Utilisez-vous notre logiciel ? Il est facile à prendre en main et vous pourrez facilement encoder ses factures et vérifier si le montant total est correct sans avoir besoin à sortir votre calculatrice, alors n’hésitez pas à venir le tester pendant 15 jours. Si vous avez des questions ou besoin d’astuces, il vous suffit simplement de nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous répondre.