Conditions générales

Introduction

Nous avons profité de la mise en application du RGPD pour mettre au sein de ce document toutes les mentions légales relatives aux conditions générales d'utilisation de notre service, notre politique de respect de la vie privée et d'utilisation des données personnelles.

Nous avons fait en sorte de rendre ce document le plus clair et précis sur la collecte d’informations nécessaire à notre activité et de l’usage que nous faisons de ses données.

L'accès au site web www.myflexina.com(ci-après « le Site Web »), ses applications pour mobiles, ses API ou ses services associés ainsi que leur usage sont soumis au respect et à l'acceptation inconditionnelle de l'ensemble des termes, conditions et mentions d'avertissement (ci-après les « Conditions ») contenus dans le présent document.

Par l'utilisation de ce Site Web et/ou de l’App, vous acceptez expressément et sans aucune limitation les Conditions. Vous pouvez télécharger une copie des Conditions ou les imprimer par le biais du Site Web.

Entité responsable

Le Site Web et l’application de facturation sur le cloud Flexina sont la propriété de la société à responsabilité limité Flexina SPRL (ci-après « FLEXINA »), dont le siège social est établi Boulevard de la Sauvenière 144 4000 Liège et enregistrée sous le numéro d’entreprise BE 0895.193.994.

Objet du Site

Le site myflexina.com offre un descriptif du logiciel Flexina Facturation et constitue essentiellement une plateforme e-business qui permet d’acquérir les droits d’usage (licence non-exclusive et non-cessible) du logiciel Flexina Facturation (ci-après les ” services “).

La simple consultation du site web est gratuite et ne requiert aucune inscription préalable.

Hébergement des données

Notre site Web ainsi que les composants de notre logiciel sont hébergés en Europe sur plusieurs serveurs et services cloud au sein de l'infrastructure d'OVH.

Propriété Intellectuelle

FLEXINA est le titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux services, au contenu et à la configuration du site ainsi qu’au nom de domaine et à la marque déposée Flexina.

Confidentialité des données

Chez Flexina SPRL (« Flexina », « nous »), nous respectons votre confidentialité et il est important pour nous que vous compreniez la manière dont nous recueillons, utilisons et partageons les données vous concernant.

Données personnelles : principes généraux

Respect de la loi

FLEXINA s’engage à protéger vos données personnelles et met tout en œuvre pour se conformer aux dispositions les plus exigeantes applicables dans l’Union Européenne et en Belgique.

Responsable du traitement

FLEXINA est le responsable du traitement des données personnelles aux termes de la directive européenne EC 95/46. La commission de la protection de la vie privée est l’organisme de supervision en Belgique et est situé rue haute 139 – 1000 Bruxelles.

Interdiction de la vente des données

FLEXINA s’engage à ne pas vendre les informations personnelles recueillies en aucune circonstance.

Usage des données personnelles collectées sur notre site web public.

Données de navigation / Cookies

Sur le site de présentation de notre logiciel (site public), nous ne recueillons aucunes données de navigation et n'utilisons pas de cookies ou autre mécanisme permettant d'analyser le trafic.

Formulaire de contact

Nous utilisons les données que vous nous transmettez uniquement pour répondre à votre demande.

Formulaire de demande de licence d'évaluation

Nous utilisons les données que vous nous transmettez pour :

  • Créer votre compte d'évaluation et vous transmettre les informations permettant d'accéder à votre compte.
  • Eventuellement, vous contactez par email ou par téléphone durant la période d’évaluation pour vous proposer une aide par rapport à la configuration et l'utilisation du logiciel.
  • Vous informer par email que votre licence d'évaluation arrive à expiration et vous permettre de commander une licence.
  • Vous informer que votre licence d'évaluation est terminée et que vous données ont été supprimées de notre système.

Usage des données personnelles collectées sur les utilisateurs de notre logiciel de facturation cloud

En général, nous collectons des données pour vous permettre d'utiliser le logiciel, répondre à vos demandes de support, facturer nos services et vous informer sur les problèmes, changements ou nouvelles fonctionnalités de notre service.

Certaines données sont également collectées automatiquement, comme les informations relatives à votre appareil et les composantes des Services avec lesquels vous interagissez ou que vous utilisez régulièrement.

Base de données du logiciel :

Flexina est un logiciel de facturation sur le cloud dans le quel vous pouvez gérer vos clients, devis, factures, bons de commandes, factures d'achats, paiements...

Toutes ses données sont liées à votre compte et vous appartiennent, nous respectons avec la plus haute importance la confidentialité de ses données : nous les utilisons pas, les revendons pas, les analysons pas...

Notre service technique peut toutefois y accéder afin de répondre à vos demandes de support, vous aidez à configurer le logiciel, vous formez sur le logiciel ou résoudre un problème spécifique lié à vos données et tester le bon fonctionnement de certaines fonctionnalités du logiciel.

Données sur les comptes utilisateurs :

Afin d'utiliser notre logiciel, vous devez créer un compte utilisateur. Lorsque vous créez ou mettez à jour votre compte, nous collectons et stockons les données que vous nous fournissez, telles que le nom de votre entreprise, votre nom et prénom, identifiant, mot de passe, adresse e-mail, numéro téléphone et droits utilisateurs (fonctions et modules de notre logiciel auxquels vous avez accès), et nous vous attribuons un numéro d'identification unique (les « Données de compte »).

Ces données sont créées, modifiées et supprimées par les utilisateurs avec les droits d'administration au sein de votre organisation.

Ces données sont utilisées pour vous permettre d'utiliser notre service, personnaliser les fonctions du logiciel accessible pour chaque utilisateur, vous identifier en cas de support ou de problème avec le logiciel.

Ces données sont conservées tant que votre compte utilisateur reste actif. Elles sont supprimées si vous supprimez votre compte utilisateur.

Cookie technique de session (d'indentification).

Lorsque vous vous êtes connecté à notre logiciel, notre serveur crée un cookie sur votre ordinateur ou au sein de l'APP qui sera utilisé pour vous identifier durant la durée de session d'utilisation du logiciel.

Il convient toutefois de noter que la plupart des browsers vous permettent de refuser les cookies : un tel refus ne vous permettra pas de vous identifier au sein de notre logiciel et d'utiliser le service.

Données de facturation de notre service :

Lorsque vous souscrivez à une licence de notre logiciel, vous nous fournissez les informations nécessaires afin que l'on puisse facturer notre service : nom d'entreprise, numéro de TVA, adresse de facturation, informations de contact et nous vous attribuons une référence client unique qu'un identifiant de licence unique.

Ces données sont utilisées pour la comptabilité de Flexina, gérer la durée de validité des licences.

Ces données sont conservées durant les delais légaux pour la tenue de notre comptabilité.

Données de paiement:

Lorsque vous payer votre licence, nous enregistrons un paiement sur la facture associée à votre commande, nous enregistrons la date de paiement, le montant et le moyen de paiement utilisé.

Lorsque vous payez en ligne par le biais de Paypal, Stripe, Sofort Banking ou Mollie : nous leur transmettons simplement un numéro d'identifiant unique permettant d'identifier la transaction, le libellé de la transaction (numéro de commande / de facture) et le montant de la transaction.

Vous êtes ensuite redirigé vers le portail de paiement en ligne sécurisé de ses plateformes qui recueillerons les informations nécessaires pour procéder au paiement ou vous redirigerons vers le portal de paiement de votre banque pour que vous autorisé le paiement.

Lorsque ses plateformes valident votre paiement, elles nous envoient une notification et nous enregistrons le paiement de votre licence (date de paiement, le montant et le moyen de paiement utilisé).

Nous n'exploitons pas les données collectées sur ses plateformes, nous utilisons simplement les fonctions de recherche et de rapports sur les transactions dans le but de tenir notre comptabilité.

Ces données de paiements sont conservées durant les délais légaux pour la tenue de notre comptabilité.

Autre usage des données personnelles

Au-delà de l’usage raisonnablement nécessaire pour les objectifs identifiés ci-dessus, nous pouvons également être amenés à communiquer des informations à votre sujet :

  • dans la mesure où la loi l’exige
  • en liaison ou à l’occasion de certaines procédures judiciaires
  • pour défendre et exercer nos droits y compris en communiquant les données personnelles à des tiers dans un but de prévention de la fraude et de la réduction des risques de crédit
  • à l’acheteur ou l’acheteur potentiel de toute unité opérationnelle, activité ou partie d’activité de Flexina que nous serions prêts à céder.

Sécurité des données

Protection physique et logique des données personnelles

FLEXINA prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées en vue de protéger les données personnelles de toute destruction ou perte accidentelle ou illégale, de tout usage non conforme, de tout accès et communication non autorisés ou de toute altération ou destruction.

FLEXINA exige de ses propres prestataires de services et d’autres tiers qui contribuent à fournir les services de FLEXINA qu’ils s’engagent de la même manière à protéger les données personnelles concernées.

Dès lors qu’il y a toujours des risques associés à la communication de données personnelles que celle-ci soit réalisée en personne, par téléphone, ou via Internet, et dès lors qu’aucun système de sécurité technologique n’est à l’abri de tout piratage, FLEXINA s’engage à prendre toute action appropriée pour prévenir et minimiser les risques d’accès non autorisés, les risques d’utilisation inadaptée ou les risques d’erreur quelconque relative aux données personnelles.

Par exemple :

  • Note site Internet, notre logiciels et nos applications utilisent la technologie de chiffrage (connexion SSL).
  • Nous réalisons des backups automatiques des données plusieurs fois par jours.
  • Les PC que nous utilisons par administrer les services et nos serveurs sont protégés par des anti-virus, firewall, mot de passe, données biométriques...

Disponibilité

FLEXINA met en œuvre des moyens appropriés pour assurer la disponibilité des informations et services accessibles sur son site mais ne saurait être tenu pour responsable d’une absence de disponibilité des informations et des services ou de la présence de virus sur son site.

Résponsabilté de l'utilisateur de notre service cloud de facturation

L'utilisateur s'engage à conserver le caractère secret et confidentiel de son mot de passe et de son code d'accès. Toute utilisation des éléments d'identification est faite sous l'entière responsabilité de l’utilisateur. En cas de perte ou de vol ou d'utilisation frauduleuse de l'un de ces éléments, l'utilisateur est tenu d'en avertir Flexina et les autorités compétentes dans les plus brefs délais, cette notification devant être confirmée par lettre recommandée.

L'utilisateur s'engage à utiliser un mot de passe sécurisé, complexe et utilisé uniquement pour se connecter à notre plateforme.

Le logiciel Flexina et ses Apps mobiles vous permettent de gérer votre facturation, vos devis, vos commandes... dans un but comptable, vous ne devez pas utiliser le logiciel pour recueillir plus d'informations personnelles nécessaires à la tenue de votre comptabilité informatisée.

Flexina ne peut notamment pas être utilisé pour faire de la prospection sans avoir recueilli l'accord explicite du prospect, pour faire des compagnes marketing par emails, des newsletters, pour sauvegarder des informations personnelles dites sensibles (médicales, raciales, sexuelles...) sur vos prospects, clients, fournisseurs....

Vous devez configurer chaque compte utilisateur pour restreindre au maximum l'accès aux données personnelles et pas donner plus de droits que nécessaires à vos utilisateurs (employés, sous-traitants, fiduciraire...)

Vous, votre personnels et vos sous-traitants devez-vous conformer à la législation relative à l'usage des données personnelles et notamment être conforme aux règles du RGPD pour les données personnelles collectées sur les citoyens de l'Union Européenne.

Vous devez notamment être en mesure de répondre à la demande de tout citoyen européen qui demande de consulter, d'obtenir, de modifier, de supprimer les données personnelles que vous détenez sur lui.

Si vous exporter les données personnelles contenue dans le logiciel : vous êtes entièrement responsable de cet usage et devez-vous assurer que le prestataire ou le service à qui vous confiez vos données personnelles respecte les lois en vigueur et les règles du RGPD.

Divulgation d'informations personnelles

Chacune des parties, ainsi que leurs collaborateurs et sous-traitants, est tenue de traiter et utiliser toutes les informations qu’elle a reçues de l’autre partie avec la plus complète confidentialité et, en tout état de cause, dans le cadre strict de l’exécution de leurs obligations.

En aucun cas, sauf ceux requis par la loi, ces informations ne pourront être communiquées à des tiers.

Droit de corriger, obtenir ou effacer vos données personnelles

Vous pouvez nous contacter à tout moment pour toute question relative à la protection de vos données personnelles. Vous pouvez également nous demander à tout moment d’examiner les données personnelles que vous nous avez transmises et nous demander de les corriger, d'obtenir une copie ou les effacer dans un délai raisonnable et ce, à titre gratuit.

Consentement

Lorsque vous nous soumettez vos données personnelles, l’interface technologique du site est configurée de manière à vous permettre de prendre connaissance et marquer votre accord avec les termes de nos conditions.

Limitation de Responsabilité

Site Internet

FLEXINA met en oeuvre des moyens appropriés pour rendre son site disponible mais ne saurait être tenu pour responsable des erreurs, d’une absence de disponibilité des informations et/ou de la présence de virus sur son site.

FLEXINA N’ACCORDE AUCUNE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE (Y COMPRIS MAIS NON DE FACON LIMITATIVE, LES GARANTIES IMPLICITES DE PROPRIETE OU D’ABSENCE DE CONTREFACON, DE QUALITE MARCHANDE OU D’ADEQUATION A UN USAGE PARTICULIER) POUR L’ACCESSIBILITE, LA PRECISION, LA FIABILITE, LA MISE A JOUR OU LE CONTENU DES PAGES DU SITE. FLEXINA NE PEUT, EN AUCUN CAS, ETRE TENU POUR RESPONSABLE, DE TOUS DOMMAGES, QUELS QU’ILS SOIENT, Y COMPRIS MAIS NON DE FACON LIMITATIVE, DES DOMMAGES DIRECTS, INDIRECTS, ACCESSOIRES OU INCIDENTS, DES PERTES DE BENEFICES OU DE L’INTERRUPTION D’ACTIVITE, RESULTANT DE L’UTILISATION OU DE L’IMPOSSIBILITE D’UTILISATION DE CE SERVICE, MEME SI L’UTILISATEUR A ETE AVISE DE LA POSSIBILITE DE TELS DOMMAGES.

L’EXCLUSION OU LA LIMITATION DE LA RESPONSABILITE POUR LES DOMMAGES INDIRECTS OU INCIDENTS N’EST PAS VALABLE AU REGARD DES REGLES LEGALES OU REGLEMENTAIRES EN VIGUEUR DANS CERTAINS PAYS ET LA PRESENTE EXCLUSION PEUT DES LORS NE PAS S’APPLIQUER. SI TEL EST LE CAS, LE RESPONSABILITE DE FLEXINA EST LIMITEE SELON LA PORTEE MAXIMALE AUTORISEE PAR LA LOI APPLICABLE.

Services – Logiciel Flexina Facturation

FLEXINA ne pourra être tenu pour responsable de tout dommage quelconque, direct ou indirect, résultant de l'usage de ses services, même dans l’hypothèse où la possibilité de la survenance de tels dommages aurait été renseignée. Sont notamment exclus de toute garantie la privation de jouissance des services, la perte de données, le manque à gagner et l’augmentation des coûts et dépenses, y compris les frais de reconstitution de fichiers, les pertes d’exploitation, les pertes de marché, …

La responsabilité de FLEXINA en cas de survenance d'un dommage pour quelle que cause que ce soit et quel que soit son fondement (contractuel ou délictuel) est expressément limitée au montant de la redevance acquittée par le client pour bénéficier de la licence d'usage des services.

Mineurs

Les mineurs qui transmettent des données personnelles à FLEXINA sont censés l’avoir fait avec l’accord d’un parent ou d’un représentant légal de la même manière que les mineurs qui procèdent à un achat ou posent tout acte juridique quelconque sur les sites de FLEXINA sont supposés l'avoir fait avec ce même accord, sauf interdiction spécifique de la loi applicable

Hyperliens externes

Pour simplifier la navigation des visiteurs, FLEXINA peut inclure des hyperliens vers des sites tiers.

Si vous faites usages de ces hyperliens, il est nécessaire que vous en examiniez la Privacy Policy avant d’éventuellement y marquer votre consentement.

Vous reconnaissez toutefois que FLEXINA ne dispose d’aucun contrôle sur le contenu de ses sites et qu’il ne peut dès lors assumer aucune responsabilité relativement à leur contenu ou au traitement des données personnelles qui y est fait.

Modification de ce document

FLEXINA se réserve le droit de modifier le présent document à tout moment.

De la même manière, FLEXINA se réserve le droit de modifier le contenu de ses pages web ou d’en interdire l’accès à tout moment et sans notification préalable.

FLEXINA vous permettra de prendre connaissance de ces modifications en affichant immédiatement la version amendée de ce document sur son site.

Vous êtes tenus de vous assurer régulièrement des éventuelles modifications de ce document.

Un usage régulier du site de FLEXINA marque en tout état de cause votre consentement quant aux changements intervenus.

Services – Délai de Livraison

FLEXINA met tout en œuvre afin d’exécuter les services en temps opportun.

Lorsqu’aucun temps de réponse n’a été fixé, une période de 15 jours est applicable.

FLEXINA ne peut être tenu pour responsable des dommages directs et indirects résultant de l’impossibilité pour FLEXINA d’exécuter les services en temps opportun.

Refus de Contracter

FLEXINA dispose du droit absolu de refuser de confirmer une commande pour tout motif qu’elle juge raisonnable.

Droits du Consommateur

Les présentes Conditions ont été rédigées conformément à la législation belge et sont régulièrement actualisées. Si une clause des présentes Conditions devait s’avérer non conforme à la législation belge sur la protection des consommateurs, cette dernière prévaudra.

Durée du Service

Sauf dispositions particulières et écrites, la licence d’usage du logiciel est acquise pour une période de 3, 6 ou 12 mois selon le choix de l’utilisateur.

Quelques jours avant l’échéance et à l’échéance, FLEXINA invite le client par email à se prononcer sur le renouvellement.

A défaut de réaction du client, la licence prend fin et nous supprimons toutes les données du client présentent sur nos serveurs.

Prix et Paiement

Le prix des services est mentionné dans l’offre et la confirmation de commande de FLEXINA.

Le prix à payer par les professionnels ne comprend pas la TVA mais peut être additionné de certaines taxes et / ou autres frais nécessaires à l’acquisition des services.

FLEXINA mentionne très précisément les divers éléments qui composent le prix dans le processus d’acquisition on-line.

Sauf accord écrit contraire, aucun service n’est presté par FLEXINA avant que le paiement ne soit effectué.

Les professionnels obtiennent une facture expédiée par la poste lorsqu’ils en font la demande par email à l’adresse info@flexina.co.

A défaut, la facture leur est adressée par Internet sous un format email.

Au cas où ils découvrent dans la confirmation de commande et/ou la facture une erreur ou anomalie par rapport à leur commande, les clients sont tenus de prendre contact directement avec FLEXINA.

Droit de Rétractation

Aux termes de la loi belge et des principes de droit européen sur la vente à distance, le particulier est en droit d’annuler sa commande initiale sans motif et sans frais dans les 7 jours qui suivent l’email de confirmation lui adressé par FLEXINA.

Dans ce cas, le remboursement sera effectué en totalité et dans les meilleurs délais.

Le droit de rétractation énoncé ci-dessus ne s’applique pas aux professionnels dès lors qu’il s’effectue dans le cadre d’une transaction B2B.

Droit applicable et Juge Compétent

Les présent document et tout lien contractuel formé entre FLEXINA et l’utilisateur du site sont soumis au droit belge et en cas de litige à la compétence des tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Liège.

Flexina, c'est avant tout une équipe à votre service
Toujours à l'écoute
L'équipe Flexina est à l'écoute de ses utilisateurs. Nous améliorons sans cesse le logiciel pour y apporter les modifications demandées par nos utilisateurs.
Besoin d'aide ?
Notre équipe est toujours à votre disposition pour répondre à vos questions, pour vous donner des astuces. N'hésitez pas ! Contactez-nous par email ou par téléphone.
Formation gratuite
Nous proposons gratuitement des démonstrations du logiciel afin de vous aider lors de la prise en main et du paramétrage des fonctionnalités du logiciel.

Notre logiciel de facturation en ligne existe aussi en version mobile

Logiciel de facturation sur IPad Logiciel de facturation pour Android
Logiciel de facturation sur IPhone, IPad, Android.
Testez gratuitement notre logiciel de facturation
Offre d'essai 15 jours gratuit et sans engagement

Témoignages clients

Depuis plus de 10 ans, nous offrons un service professionnel de qualité dans une dizaines de Pays
CREATIV’SIGN
Nous avions besoin d’un logiciel de facturation bilingue...n’avons pas trouvé ce type de logiciel en France.
France
OZE
L’application est intuitive, fiable, régulièrement mise à jour et le tout pour un prix démocratique.
Belgique
Sateb SARL
Des améliorations du logiciel sont effectuées en nous demandant notre avis avant de procéder à la mise à jour.
Suisse
Eric Beaulieu
Faisant des affaires au Quebec, il nous était très difficile de trouver une application bilingue qui tient compte de nos différents taux de taxe.
Québec - Canada
A3F SARL
Flexina nous a simplifié la gestion de notre entreprise , en quelques adjectifs je dirais : accessible par tous, pratique, complet pour notre activité, logique, et facile.
Luxembourg
Bernard Engin
Très bonne solution, abordable et toujours à jour. L'helpdesk est très réactif et efficace. Je recommande.
Belgique
Avis sur le logiciel de facturation Flexina
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