La facturation électronique, on en attends parlé mais peu de monde y comprend quelque chose et c’est normal car c’est un sujet très technique que notre équipe d’expert se charge de rendre accessible aux petites entreprises.

Cet article va vous expliquer avec des termes accessibles ce qu’est la facturation électronique et quels sont les vrais avantages et inconvénients pour les petites entreprises.

Tout d’abord faire des factures avec un logiciel et produire un PDF ce n’est pas de la facturation électronique.

Une facture au format PDF est une facture dont la finalité est d’être imprimée sur papier : c’est un format informatique qui facilite la visualisation et l’impression d’un document mais qui rend l’extraction des données de la facture difficile pour un ordinateur : en d’autres terme, nos amis les machines savent le lire et l’imprimer mais elles ne savent pas extraire ni le nom du client, ni le montant total... avec certitude.

La solution produire des factures dans un format que l’ordinateur peut comprendre facilement sans se tromper : le format XML (Peppol, UBL.be, Factur-X ...)

Une facture au format XML est simplement une fichier qui comporte des données structurée qu’un ordinateur peut interpréter sans se tromper.

Par contre, pour un humain, une facture au format XML est bien plus compliqué à interpréter qu’une facture papier au format PDF.

C’est pourquoi le fichier XML peut contenir le fichier PDF de la facture afin de le rendre lisible pour les humains.

Mais l’XML n’est pas la solution parfaite à cause de l’incohérence des formats au sein de l’union européenne

Pour résumé, l’Europe a décidé d’obliger de passer à la facturation électronique en laissant les états membres faire leur propre implémentation, du coup :

  • En Belgique : les factures électroniques seront sous le format Peppol 3 BIS et/ou UBL.be (anciennement e-fff).
  • Au Luxembourg : Peppol 3 BIS
  • En France et en Allemagne : Peppol 3 BIS et/ou Factur-X

On a donc presque un format XML par Pays de l’Union Européenne, cela changera certainement car la plupart des entreprises européennes travaillent souvent avec des entreprises de plusieurs états membres différents et le Peppol 3 BIS deviendra à notre avis le format européen.

Produire des factures au format XML ce n’est qu’une partie de la facturation électronique l’autre partie est l’envoi et la réception sécurisée des factures

En théorie l’envoi et la réception sécurisée des factures est une bonne chose et un des arguments mis en avant est : que cela permet de réduire les coûts liés à la facturation

Mais pour l’instant, pour les petites entreprises cet argument est faux car il faut payer pour utiliser un système d’envoi et de réception de factures électroniques et les offres sur le marché ne sont pas adaptées aux petites entreprises : certaines coûtent 600 EUR/HT par mois !

Nous travaillons en ce moment pour trouver des solutions d’envoi et de réception accessibles aux petites entreprises.

Le seul vrai avantage actuel de la facturation électronique pour les petites entreprises : l’envoi de données vers la comptabilité et l’archivage

Le gros avantage de la facturation au format XML, c’est l’envoi des documents à votre comptable.

La plus part des logiciels comptables belges supportent l’importation de factures au format XML, cela fera gagner du temps à votre comptable et limitera les erreurs de saisie.

Flexina vous permet déjà d’exporter vos factures au format Peppol 3 BIS et UBL.be et nous travaillons aussi en ce moment sur la transmission sécurisée de vos factures en un clic à votre comptable.

Conclusion sur la facturation électronique en 2022

La facturation électronique vous permettra dans un avenir proche d’envoyer et de recevoir des factures de manière sécurisée dans un format qui pourra être traité par vos clients et votre comptable via son logiciel sans aucune saisie manuelle.

Pour l’instant les plateformes d’envoi et de réception sécurisés coûtent trop cher pour les petites entreprises mais nous travaillons pour rendre ce système accessible aux petites entreprises.

Il y a encore pas mal de questions qui se posent par rapport à l’envoi de factures électroniques entre entreprises de différents états membres et par rapport à la facturation pour les particuliers.

Dans la plus part des pays, les grandes entreprises seront les premières à faire le pas, de nombreuses zones d’ombres devraient s’éclaircir lors de cette phase.

Flexina suit de très près ce sujet et vous aidera à passer à la facturation électronique de manière simple et abordable.